הגדרת תכנון המשכיות עסקית (BCP)

מהו תכנון המשכיות עסקית (BCP)?

תכנון המשכיות עסקית (BCP) הוא התהליך הכרוך ביצירת מערכת מניעה והתאוששות מאיומים פוטנציאליים על חברה. התוכנית מבטיחה כי כוח האדם והנכסים מוגנים ויכולים לתפקד במהירות במקרה של אסון.

הבנת תכנון המשכיות עסקית (BCP)

BCP כוללת הגדרת כל הסיכונים שיכולים להשפיע על פעילות החברה, מה שהופך אותה לחלק חשוב באסטרטגיית ניהול הסיכונים של הארגון. הסיכונים עשויים לכלול אסונות טבע-שריפות, שיטפונות או אירועי מזג אוויר-וכן מתקפות סייבר. לאחר זיהוי הסיכונים, התוכנית צריכה לכלול גם:

• קביעת האופן שבו סיכונים אלה ישפיעו על הפעולות
• יישום אמצעי הגנה ונהלים להקטנת הסיכונים
• נוהלי בדיקה כדי לוודא שהם עובדים
• סקירת התהליך כדי לוודא שהוא מעודכן

BCPs הם חלק חשוב בכל עסק. איומים ושיבושים משמעותם אובדן הכנסות ועלויות גבוהות יותר, מה שמוביל לירידה ברווחיות. ועסקים לא יכולים להסתמך רק על הביטוח כי הוא לא מכסה את כל העלויות והלקוחות שעוברים לתחרות. זה בדרך כלל נבנה מראש וכולל תשומות של בעלי עניין ואנשי מפתח מרכזיים.

עסקים מועדים להרבה אסונות המשתנים בדרגה בין קטין לקטסטרופלי. תכנון המשכיות עסקית נועד בדרך כלל לסייע לחברה להמשיך ולפעול במקרה של אסונות גדולים כמו שריפות. BCPs שונים מתוכנית התאוששות מאסון, המתמקדת בשחזור מערכת ה- IT של החברה לאחר משבר.

שקול חברת פיננסים הממוקמת בעיר גדולה. הוא עשוי לשים BCP במקום על ידי נקיטת צעדים כולל גיבוי המחשב וקבצי הלקוח שלו מחוץ לאתר. אם היה קורה משהו למשרד התאגיד של החברה, למשרדי הלוויין שלה עדיין תהיה גישה למידע חשוב.

נקודה חשובה לציון היא ש- BCP לא יכול להיות יעיל במידה וחלק גדול מהאוכלוסייה מושפעים, כמו במקרה של התפרצות מחלה.

פיתוח תוכנית המשכיות עסקית

ישנם מספר שלבים שחברות רבות צריכות לבצע לפיתוח BCP מוצק. הם כוללים:

• ניתוח השפעות עסקיות: כאן העסק יזהה פונקציות ומשאבים קשורים שהם רגישים לזמן. (עוד על זה בהמשך.)
• התאוששות: בחלק זה, על העסק לזהות וליישם שלבים לשחזור פונקציות עסקיות קריטיות.
• אִרגוּן: יש ליצור צוות המשכיות. צוות זה יכין תוכנית לניהול ההפרעה.
• הַדְרָכָה: צוות ההמשכיות חייב להיות מאומן ובדיקה. חברי הצוות צריכים גם להשלים תרגילים שעוברים על התוכנית והאסטרטגיות.

לחברות עשוי גם להיות שימושי להמציא רשימה הכוללת פרטים מרכזיים כגון פרטי התקשרות לשעת חירום, רשימה של משאבים שצוות ההמשכיות עשוי להזדקק להם, כאשר נתוני גיבוי ומידע נדרש אחר מאוחסנים או מאוחסנים, וחשובים אחרים כוח אדם.

לצד בדיקת צוות ההמשכיות, החברה צריכה לבדוק גם את ה- BCP עצמה. יש לבדוק זאת מספר פעמים בכדי לוודא שניתן ליישם אותו על מגוון רחב תרחישי סיכון. זה יעזור לזהות את כל החולשות בתוכנית שאפשר לזהות ולתקן אותן.

ניתוח השפעות המשכיות עסקית

חלק חשוב בפיתוח BCP הוא ניתוח השפעות המשכיות עסקית. הוא מזהה את ההשפעות של הפרעה לתפקודים ותהליכים עסקיים. הוא גם משתמש במידע כדי לקבל החלטות לגבי סדרי עדיפויות ואסטרטגיות התאוששות.

FEMA מספקת דף עבודה להשפעה מבצעית וכלכלית לסייע בניהול ניתוח המשכיות עסקית. את גיליון העבודה יש ​​להשלים על ידי פונקציות עסקיות ומנהלי תהליכים המכירים היטב את העסק. דפי עבודה אלה יסכמו את הדברים הבאים:

• ההשפעות - הן הפיננסיות והן התפעוליות - הנובעות מאובדן תפקודים ותהליכים עסקיים בודדים
• זיהוי מתי אובדן פונקציה או תהליך יביא להשפעות העסקיות שזוהו

השלמת הניתוח יכולה לסייע לחברות לזהות ולתעדף את התהליכים בעלי ההשפעה הרבה ביותר על הפעולות הפיננסיות והתפעוליות של העסק. הנקודה שבה יש לשחזר אותם מכונה בדרך כלל "מטרת זמן ההתאוששות".

שאלות נפוצות

מדוע חשוב תכנון המשכיות עסקית (BCP)?

עסקים מועדים לשלל אסונות המשתנים בדרכם בין קטין לקטסטרופלי ו- BCP הם חלק חשוב בכל עסק. BCP נועד בדרך כלל לסייע לחברה להמשיך ולפעול במקרה של איומים ושיבושים. זה עלול לגרום לאובדן הכנסות ועלויות גבוהות יותר, מה שיוביל לירידה ברווחיות. ועסקים לא יכולים להסתמך רק על הביטוח כי הוא לא מכסה את כל העלויות והלקוחות שעוברים לתחרות.

מה צריך לכלול תכנון המשכיות עסקית (BCP)?

תכנון המשכיות עסקית (BCP) כרוך בזיהוי כל הסיכונים שיכולים להשפיע על פעילות החברה. התוכנית צריכה גם לקבוע כיצד סיכונים אלה ישפיעו על הפעולות וליישם אמצעי הגנה ונהלים להקטנת הסיכונים. כמו כן, צריכים להיות נהלי בדיקה על מנת להבטיח שהאמצעים והנהלים האלה עובדים. לבסוף, צריך להיות תהליך בדיקה כדי לוודא שהתוכנית מעודכנת.

מהי ניתוח השפעות המשכיות עסקית?

חלק חשוב בפיתוח BCP הוא ניתוח השפעות המשכיות עסקית המזהה את ההשפעות של הפרעה לתפקודים ותהליכים עסקיים. הוא גם משתמש במידע כדי לקבל החלטות לגבי סדרי עדיפויות ואסטרטגיות התאוששות. FEMA מספקת דף עבודה להשפעה מבצעית וכלכלית המסייעת בניהול ניתוח המשכיות עסקית. דפי עבודה אלה מסכמים את ההשפעות - הפיננסיות והתפעוליות - הנובעות מאובדן פעולות ותהליכים עסקיים בודדים. הם גם מזהים מתי אובדן פונקציה או תהליך יביא להשפעות העסקיות שזוהו.