ทำความเข้าใจกับบัญชีแยกประเภททั่วไปกับ วารสารทั่วไป
วารสารทั่วไปเทียบกับ บัญชีแยกประเภททั่วไป: ภาพรวม
เมื่อพูดถึงการติดตามการเงินของธุรกิจ a เข้าสองครั้ง ระบบบัญชีที่ใช้ทั้ง a บัญชีแยกประเภททั่วไป และนายพล วารสาร อาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามข้อมูลทางการเงินโดยรวมของบริษัท และทำให้การดำเนินงานดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีกำไร
เพื่อให้เข้าใจอย่างแท้จริงว่าระบบดังกล่าวของ บันทึกทางบัญชี งาน หนึ่งต้องชื่นชมหน้าที่ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสององค์ประกอบหลักนี้: บัญชีแยกประเภททั่วไปและวารสารทั่วไป
ประเด็นที่สำคัญ
- สมุดรายวันประกอบด้วยรายการบัญชีดิบที่บันทึกธุรกรรมทางธุรกิจ ตามลำดับวันที่
- บัญชีแยกประเภททั่วไปมีความเป็นทางการมากขึ้นและติดตามรายการบัญชีหลักห้ารายการ: สินทรัพย์ หนี้สิน ทุนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย
- ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ทำให้กระบวนการบัญชีคล่องตัวและทำให้การรวมงานบัญชีทั้งสองเข้าด้วยกันเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ
วารสารทั่วไป
กำหนดอย่างง่าย ๆ วารสารทั่วไปหมายถึงหนังสือของรายการต้นฉบับซึ่ง นักบัญชี และ คนทำบัญชี บันทึกรายการธุรกิจดิบตามลำดับวันที่เกิดเหตุการณ์ สมุดรายวันทั่วไปเป็นที่แรกที่มีการบันทึกข้อมูล และทุกหน้าในรายการจะมีการแบ่งคอลัมน์สำหรับวันที่ หมายเลขซีเรียล ตลอดจนบันทึกเดบิตหรือเครดิต
บางองค์กรเก็บวารสารเฉพาะทาง เช่น สมุดรายวันการซื้อหรือสมุดรายวันการขาย ที่บันทึกเฉพาะประเภทของธุรกรรมเท่านั้น
เมื่อธุรกรรมถูกบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป จำนวนเงินจะถูกผ่านรายการไปยังบัญชีที่เหมาะสม เช่น บัญชีลูกหนี้ อุปกรณ์ และธุรกรรมเงินสด
แม้จะมีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ แต่ก็มีความจำเป็นต้องบันทึกธุรกรรมที่ไม่เป็นกิจวัตรในสมุดรายวันทั่วไปเสมอ เช่น การขายสินทรัพย์ หนี้เสีย และค่าเสื่อมราคา
บัญชีแยกประเภททั่วไป
บัญชีแยกประเภททั่วไปคือหนังสือหรือไฟล์ที่ผู้ทำบัญชีใช้ในการบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องทั้งหมด บัญชีแยกประเภททั่วไปติดตามรายการบัญชีที่โดดเด่นห้ารายการ: สินทรัพย์ หนี้สิน ทุนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย
ธุรกรรมที่ปรากฏครั้งแรกในสมุดรายวันจะถูกลงรายการบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไปในภายหลัง จากนั้นบัญชี ยอดคงเหลือ คำนวณและโอนจากบัญชีแยกประเภททั่วไปไปยัง a งบทดลอง ก่อนปรากฏในงบการเงินของบริษัท
รายการบัญชีแต่ละรายการจะแสดงเป็นตารางรูปตัว T สองคอลัมน์ ผู้ทำบัญชีมักจะวางชื่อบัญชีไว้ที่ด้านบนสุดของ "T" และบันทึก เดบิต รายการทางด้านซ้ายและรายการเครดิตทางด้านขวา บัญชีแยกประเภททั่วไปบางครั้งจะแสดงคอลัมน์เพิ่มเติมสำหรับรายละเอียด เช่น คำอธิบายธุรกรรม วันที่ และหมายเลขซีเรียล
ข้อพิจารณาพิเศษ
ทุกวันนี้ องค์กรส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อบันทึกธุรกรรมในบัญชีแยกประเภททั่วไปและในวารสาร ซึ่งได้ปรับปรุงกิจกรรมการเก็บบันทึกพื้นฐานเหล่านี้อย่างมาก อันที่จริง ซอฟต์แวร์การบัญชีส่วนใหญ่ในปัจจุบันมีที่เก็บส่วนกลางซึ่งบริษัทต่างๆ สามารถบันทึกรายการบัญชีแยกประเภทและรายการบันทึกพร้อมกันได้ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเหล่านี้ทำให้การบันทึกธุรกรรมง่ายขึ้นและน่าเบื่อน้อยลง และคุณไม่จำเป็นต้องดูแลสมุดบัญชีแต่ละบัญชีแยกกัน บุคคลที่ป้อนข้อมูลในโมดูลใดๆ ของซอฟต์แวร์การบัญชีหรือการทำบัญชีของบริษัทของคุณอาจไม่ได้ตระหนักถึงที่เก็บข้อมูลเหล่านี้ด้วยซ้ำ ในแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์เหล่านี้ บุคคลที่ป้อนข้อมูลเพียงคลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเข้าสู่ธุรกรรมในบัญชีแยกประเภทหรือสมุดรายวัน