คำจำกัดความของบัญชีแยกประเภททั่วไป: การใช้งานและวิธีการทำงาน

บัญชีแยกประเภททั่วไปคืออะไร?

บัญชีแยกประเภททั่วไปแสดงถึงระบบการเก็บบันทึกสำหรับข้อมูลทางการเงินของบริษัท โดยมีบันทึกบัญชีเดบิตและเครดิตที่ตรวจสอบโดย งบทดลอง. จัดทำบันทึกการทำธุรกรรมทางการเงินแต่ละรายการที่เกิดขึ้นในช่วงอายุของบริษัทที่ดำเนินการและเก็บข้อมูลบัญชีที่จำเป็นสำหรับการจัดเตรียมของบริษัท งบการเงิน. ข้อมูลการทำธุรกรรมถูกแยกตามประเภทลงในบัญชีสำหรับสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของรายได้และค่าใช้จ่าย

วิธีการทำงานของบัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นพื้นฐานของระบบที่นักบัญชีใช้ในการจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลทางการเงินที่ใช้ในการสร้างงบการเงินของบริษัท ธุรกรรมจะถูกผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทย่อยแต่ละบัญชีตามที่กำหนดโดย .ของบริษัท ผังบัญชี.

ธุรกรรมจะถูกปิดหรือสรุปไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป และนักบัญชีจะสร้างงบทดลองซึ่งทำหน้าที่เป็น รายงานยอดดุลบัญชีแยกประเภทแต่ละบัญชี. งบทดลองจะถูกตรวจสอบหาข้อผิดพลาดและปรับโดยการโพสต์รายการที่จำเป็นเพิ่มเติม จากนั้นงบทดลองที่ปรับปรุงแล้วจะใช้ในการสร้างงบการเงิน

บัญชีแยกประเภททั่วไปทำงานอย่างไรกับการบัญชีสองรายการ

บัญชีแยกประเภททั่วไปถูกใช้โดยธุรกิจที่ใช้ เข้าสองครั้ง วิธีการทำบัญชี ซึ่งหมายความว่าแต่ละธุรกรรมทางการเงินมีผลกระทบต่อบัญชีแยกประเภทย่อยอย่างน้อยสองบัญชี และแต่ละรายการมีรายการเดบิตและเครดิตอย่างน้อยหนึ่งรายการ ธุรกรรมแบบ Double-entry ที่เรียกว่า “รายการบันทึกประจำวัน” ถูกโพสต์ในสองคอลัมน์พร้อมรายการเดบิต ด้านซ้ายและรายการเครดิตทางด้านขวา และยอดรวมของรายการเดบิตและเครดิตทั้งหมดจะต้อง สมดุล.

NS สมการบัญชีซึ่งรองรับการบัญชีสองรายการมีดังนี้:

$\text{สินทรัพย์}-\text{หนี้สิน.}=\text{ส่วนของผู้ถือหุ้น}$ทรัพย์สิน−หนี้สิน=ส่วนของผู้ถือหุ้น

NS งบดุล ตามรูปแบบนี้และแสดงข้อมูลที่ระดับบัญชีโดยละเอียด ตัวอย่างเช่น งบดุลแสดงบัญชีสินทรัพย์หลายบัญชี รวมถึงเงินสดและลูกหนี้ ในส่วนสินทรัพย์ระยะสั้น

วิธีการบัญชีสองรายการทำงานตามข้อกำหนดของสมการบัญชีที่ผ่านรายการไปยังบัญชี ทางด้านซ้ายของเครื่องหมายเท่ากับในสูตรจะต้องเท่ากับยอดรวมของธุรกรรมที่ลงรายการบัญชี (หรือบัญชี) บน ขวา. แม้ว่าสมการจะแสดงต่างกัน (เช่น สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของผู้ถือหุ้น) กฎการทรงตัวมีผลเสมอ.

บัญชีแยกประเภททั่วไปบอกอะไรคุณได้บ้าง

รายละเอียดธุรกรรมที่มีอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไปถูกรวบรวมและสรุปในระดับต่างๆ เพื่อสร้างงบทดลอง งบกำไรขาดทุน, งบดุล, งบกระแสเงินสดและรายงานทางการเงินอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งจะช่วยให้นักบัญชี ผู้บริหารบริษัท นักวิเคราะห์ นักลงทุน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ประเมินผลการปฏิบัติงานของบริษัทอย่างต่อเนื่อง

เมื่อค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นในช่วงเวลาที่กำหนด หรือบริษัทบันทึกธุรกรรมอื่นๆ ที่ส่งผลต่อรายได้ รายได้สุทธิ หรือการเงินที่สำคัญอื่นๆ เมตริกข้อมูลงบการเงินมักไม่ได้บอกเรื่องราวทั้งหมด ในกรณีของข้อผิดพลาดทางบัญชีบางประเภท จำเป็นต้องกลับไปที่บัญชีแยกประเภททั่วไปและเจาะลึกรายละเอียดของธุรกรรมแต่ละรายการที่บันทึกไว้เพื่อค้นหาปัญหา ในบางครั้ง อาจเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบรายการบันทึกประจำวันหลายสิบรายการ แต่จำเป็นต้องรักษางบการเงินของบริษัทที่ปราศจากข้อผิดพลาดและเชื่อถือได้อย่างน่าเชื่อถือ

ตัวอย่างธุรกรรมงบดุล

หากบริษัทได้รับการชำระเงินจากลูกค้าเป็นใบแจ้งหนี้ 200 ดอลลาร์ ตัวอย่างเช่น นักบัญชีของบริษัทจะเพิ่มค่า บัญชีเงินสดพร้อมเดบิต $200 และกรอกรายการด้วยเครดิตหรือลด $200 เข้าบัญชี ลูกหนี้ จำนวนเดบิตและเครดิตที่โพสต์มีค่าเท่ากัน

ในกรณีนี้บัญชีสินทรัพย์หนึ่งบัญชี (เงินสด) จะเพิ่มขึ้น $200 ในขณะที่บัญชีสินทรัพย์อื่น (บัญชีลูกหนี้) จะลดลง $200 ผลลัพธ์สุทธิคือทั้งการเพิ่มขึ้นและการลดลงส่งผลกระทบต่อสมการทางบัญชีเพียงด้านเดียว ดังนั้นสมการจึงยังคงสมดุล

ตัวอย่างธุรกรรมงบกำไรขาดทุน

งบกำไรขาดทุนเป็นไปตามสูตรของตัวเองซึ่งสามารถเขียนได้ดังนี้

$\text{รายได้.}-\text{ค่าใช้จ่าย.}=\text{รายได้สุทธิ (NI) หรือกำไรสุทธิ}$รายได้−ค่าใช้จ่าย=รายได้สุทธิ (NI) หรือกำไรสุทธิ

เป็นไปได้ที่รายการทางบัญชีจะส่งผลกระทบต่อทั้งงบดุลและงบกำไรขาดทุนพร้อมกัน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบริษัทเรียกเก็บเงินลูกค้า $500 นักบัญชีจะเข้าสู่ธุรกรรมนี้ในบัญชีแยกประเภทโดยผ่านรายการเดบิต $500 (เพิ่มขึ้น) ไปยังบัญชี ลูกหนี้ (บัญชีสินทรัพย์งบดุล) และเครดิต 500 เหรียญ (เพิ่มขึ้น) ให้กับรายได้ซึ่งเป็นงบกำไรขาดทุน บัญชีผู้ใช้. เดบิตและเครดิตทั้งคู่เพิ่มขึ้น $500 และยอดรวมจะอยู่ในยอดคงเหลือ

คำถามที่พบบ่อย

บัญชีแยกประเภททั่วไปคืออะไร?

ในการบัญชี บัญชีแยกประเภททั่วไปใช้เพื่อบันทึกธุรกรรมทั้งหมดของบริษัท ภายในบัญชีแยกประเภททั่วไป ข้อมูลธุรกรรมจะถูกจัดเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่าย และส่วนของเจ้าของ หลังจากปิดบัญชีแยกประเภทย่อยแต่ละรายการแล้ว นักบัญชีจะเตรียมงบทดลอง ข้อมูลจากงบทดลองนี้จะใช้เพื่อสร้างงบการเงินของบริษัท เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด และรายงานทางการเงินอื่นๆ

บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการทำบัญชีแบบ double-entry หรือไม่?

ใช่ บริษัทที่ใช้วิธีการทำบัญชีแบบ double-entry ใช้วิธีบัญชีแยกประเภททั่วไปในการจัดเก็บข้อมูลทางการเงินของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การทำบัญชีแบบ double-entry คือเมื่อแต่ละรายการมีผลกระทบต่อธุรกรรมเดบิตและเครดิตอย่างน้อยหนึ่งรายการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง แต่ละธุรกรรมจะปรากฏในสองคอลัมน์ ได้แก่ คอลัมน์เดบิตและคอลัมน์เครดิต ซึ่งยอดรวมต้องสมดุล ภายใต้กฎสมดุลนี้ จะใช้สมการต่อไปนี้: สินทรัพย์ — หนี้สิน = ส่วนของผู้ถือหุ้น

ตัวอย่างรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปคืออะไร

พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ซึ่งบริษัทได้รับการชำระเงิน 1,000 ดอลลาร์จากลูกค้าสำหรับบริการของตน จากนั้นนักบัญชีจะเพิ่มคอลัมน์สินทรัพย์ 1,000 ดอลลาร์และลบ 1,000 ดอลลาร์ออกจากบัญชีลูกหนี้ สมการยังคงอยู่ในความสมดุล เนื่องจากการเพิ่มขึ้นและลดลงที่เท่าเทียมกันส่งผลกระทบต่อด้านใดด้านหนึ่ง - ด้านสินทรัพย์ - ของสมการทางบัญชี