เครื่องมือยอดนิยมสำหรับการวางแผนทรัพยากรองค์กร ERP

การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เป็นวิธีการเชิงกระบวนการที่รวมระบบที่ใช้ในแผนกต่างๆ ของบริษัท ทำให้การไหลของข้อมูลที่ง่ายและสม่ำเสมอภายใต้การควบคุมที่กำหนด โดยได้รับความช่วยเหลือจากการใช้ซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันและ กำหนด ปฏิบัติที่ดีที่สุด.

บทความนี้อธิบายเครื่องมือที่ใช้ใน ERP และคุณลักษณะสำหรับฟังก์ชันต่างๆ ที่พวกเขาให้ความสำคัญ เพื่อให้เข้าใจเครื่องมือได้ดีขึ้น มาเริ่มกันที่ข้อกำหนดการใช้งานกันก่อน

ต้องการอะไรจากระบบ ERP?

โดยทั่วไประบบ ERP ใด ๆ จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดด้านการทำงานดังต่อไปนี้

• จะต้องเป็นระบบที่เป็นหนึ่งเดียว พร้อมด้วยแอปพลิเคชันและอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ซึ่งทำงานได้อย่างราบรื่นในหลายแผนกด้วยการเข้าถึงที่มีการควบคุมที่จำเป็น
• ฐานข้อมูลทั่วไป (หรือหลายฐานข้อมูลแต่ใช้ร่วมกัน) เข้าถึงได้ผ่านแอปพลิเคชันต่างๆ
• ยูทิลิตีการค้นหาและการรายงานเพื่อสร้างรายงานตามพารามิเตอร์ต่างๆ (เช่น “คำสั่งซื้อที่ยังไม่ได้จัดส่งทั้งหมด ณ เมื่อวานในหมวดหมู่ 'ของเล่น'”)
• ความสามารถในการปรับขนาด การปรับแต่ง และการรวมโมดูลเฉพาะกิจได้ง่ายตามต้องการ

เพื่อตอบสนองความต้องการของความต้องการด้านการทำงานที่กล่าวถึงข้างต้น เครื่องมือและแอปพลิเคชันต่อไปนี้จึงถูกรวมเข้ากับระบบ ERP บังคับ

เครื่องมือการจัดการข้อมูล

การจัดเก็บข้อมูลและการจัดการข้อมูลที่มีการจัดตั้งขึ้น เวิร์กโฟลว์ ในแผนกและหน้าที่ต่างๆ เป็นแกนหลักของระบบ ERP มีโซลูชันและเครื่องมือมากมายสำหรับการจัดเก็บข้อมูล ซึ่งรวมถึงฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จาก บริษัท เช่น Oracle, Sybase, DB2 และโอเพ่นซอร์สฟรีเช่น Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache ดาร์บี้ ฯลฯ เครื่องมือการจัดการข้อมูลอื่นๆ อาจรวมถึงระบบการจัดการเนื้อหา (CMS) และแอปพลิเคชันที่เก็บ

ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและหน้าที่ที่จำเป็น จำเป็นต้องเลือกสิ่งที่เหมาะสม ผู้ผลิตอาจพบว่าฐานข้อมูลธุรกรรมเช่น Oracle หรือ MySQL มีความเกี่ยวข้องมากกว่าแบบอิงตามธุรกรรม ข้อมูลย้ายผ่านสถานะต่างๆ (ตั้งแต่การผลิตไปจนถึงสินค้าคงคลังไปจนถึงการสั่งจับการขายไปจนถึงการจัดหา สถานะ). ในทางกลับกัน บริษัทเขียนเนื้อหาออนไลน์อาจพบว่าระบบพื้นที่เก็บข้อมูล CMS ที่มีการควบคุมเวอร์ชันเหมาะสมกว่าสำหรับความต้องการของพวกเขา

ฐานข้อมูลหรือที่เก็บสามารถเป็นแบบรวมศูนย์เดียวหรือหลายรายการด้วยการไหลของข้อมูลอัตโนมัติจากฐานข้อมูลหนึ่งไปยังอีกฐานข้อมูลหนึ่ง เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ทำให้มั่นใจได้ถึงการเคลื่อนย้ายข้อมูลอย่างราบรื่น ฐานข้อมูลสามารถโฮสต์ในเครื่องหรือจากระยะไกล หรือแม้แต่ในระบบคลาวด์

แอปพลิเคชันและอินเทอร์เฟซที่มีการควบคุมการอนุญาตที่เหมาะสม

การจัดเก็บและการจัดการข้อมูลต้องการการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวหรือแก้ไขเพื่อประมวลผลข้อมูล เมื่อสินค้าได้รับการผลิตแล้ว จะต้องทำเครื่องหมายเป็นสินค้าคงคลังพร้อม ฝ่ายบริหารสต็อคก็อัพเดทให้พร้อมสำหรับการขาย หลังการซื้อ รายการควรได้รับการอัปเดตเป็นสถานะขายและอื่นๆ

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ แอปพลิเคชันและอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายจึงทำให้เป็นส่วนสำคัญของระบบ ERP ใดๆ ที่มีการกำหนดการควบคุมและการอนุญาตไว้ด้วย ตัวอย่างเช่น เมื่อสินค้าถูกทำเครื่องหมายว่าขายแล้ว เท่านั้น โลจิสติกส์ ผู้ปฏิบัติงานแผนกควรสามารถอัปเดตเพิ่มเติมได้ ในขณะที่เจ้าหน้าที่จากแผนกการผลิตหรือแผนกสินค้าคงคลังควรได้รับการเข้าถึงแบบดูอย่างเดียว

ในทำนองเดียวกัน สำหรับเครื่องมือเขียนเนื้อหา ERP เมื่อผู้เขียนส่งเนื้อหาไปยังบรรณาธิการเพื่อตรวจสอบ มีเพียงผู้แก้ไขเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้ เพื่อหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนและความขัดแย้งของเนื้อหา

เพื่อเปิดใช้งานการควบคุมตามการอนุญาต แอปพลิเคชัน และอินเทอร์เฟซที่สร้างขึ้น โซลูชัน ERP ใดๆ ที่อาจใช้เบราว์เซอร์ การติดตั้งเดสก์ท็อป หรือแอปแท็บเล็ต/มือถือ ทีมผู้ผลิตในสถานที่ที่หยุดนิ่งจะชอบอินเทอร์เฟซบนเดสก์ท็อป ในขณะที่ทีมขายที่เคลื่อนไหวตลอดเวลาจะได้รับประโยชน์จากอินเทอร์เฟซบนเบราว์เซอร์หรือแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์

ระบบ ERP ประกอบขึ้นจากหลายโมดูลและที่เก็บข้อมูล โดยที่การอัปเดตข้อมูลและการดำเนินการเป็นไปตามลำดับที่กำหนดไว้ตามตรรกะตามความต้องการทางธุรกิจ นี่ถือเป็นเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์ถือได้ว่าเป็นการควบคุมจิตใจของการทำงานต่างๆ ของร่างกาย (การไหลเวียนของเลือด อากาศ อาหารและอุปกรณ์อื่นๆ การเคลื่อนไหวของส่วนต่างๆ ของร่างกาย ฯลฯ) เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนพร้อมการเข้าถึงที่เหมาะสมในระดับต่างๆ เป็นส่วนที่จำเป็นของโซลูชัน ERP

เครื่องมือที่ใช้กันทั่วไปที่นำมาใช้ภายในกรอบงาน ERP ได้แก่ Agiloft เวิร์กโฟลว์, เวิร์กโฟลว์Gen, Inceptico ดีเอ็มเอส Intelex การจัดการธุรกิจ SimpleECM เป็นต้น

แดชบอร์ดการรายงาน

ระดับการจัดการ ระดับแผนก ระดับทีม หรือการสร้างรายงานระดับบุคคลเป็นข้อกำหนดที่สำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับระบบ ERP โดยปกติจะสามารถใช้ได้ทั้งในรูปแบบแดชบอร์ด (ด้วยมุมมองข้อมูลแบบเรียลไทม์ โดยแสดงข้อมูลเช่นคำสั่งที่ได้รับแต่ยังไม่ถึง จัดส่งแล้ว การชำระเงินล้มเหลวของสัปดาห์ที่แล้ว เป็นต้น) หรือรายงานที่ปรับแต่งได้ซึ่งสร้างขึ้นในแอปพลิเคชันแก้ไขคำหรือข้อมูลทั่วไป เช่น สเปรดชีต

เครื่องมือการรายงานและแดชบอร์ดส่วนใหญ่ทำงานแบบเรียลไทม์ (หรือมีเวลาหน่วงน้อยที่สุด) เช่นเดียวกับแอปพลิเคชันที่ใช้โดยแผนกสำหรับการอัปเดตข้อมูล เครื่องมือการรายงาน/มุมมองแดชบอร์ดเหล่านี้มีให้ใช้งานในรูปแบบการติดตั้งบนเบราว์เซอร์หรือเดสก์ท็อป พวกเขายังรวมคุณลักษณะการรายงานเมื่อสิ้นสุดวันที่เสนอรายงานทางอีเมลด้วยแผนภูมิ/กราฟ/ตารางเป็น Microsoft Excel หรือไฟล์แนบ Word

เครื่องมือสื่อสาร

ภายในระบบที่ทำงานข้ามแผนกต่างๆ การสื่อสารเป็นสิ่งที่จำเป็น ระบบ ERP ช่วยอำนวยความสะดวกโดยนำเสนอเครื่องมือสำหรับการสร้างอีเมลอัตโนมัติตามการดำเนินการ การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แชท หรือการออกอากาศทั่วไปในระดับบุคคลและระดับกลุ่ม

พูดเมื่อคำสั่งซื้อถูกทำเครื่องหมายเป็น "พร้อมส่ง" จดหมายอัตโนมัติควรถูกเรียกใช้ไปที่ แผนกลอจิสติกส์เพื่อเริ่มกระบวนการจัดส่ง (หรือถ้าครัวร้านพิซซ่าได้พัฒนา a ปัญหา); สามารถส่งข้อความออกอากาศทั่วไปไปยังแผนกอื่น ๆ ทั้งหมดเพื่อหยุดรับคำสั่งเพิ่มเติม

ฟังก์ชันการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพิ่มเติม (เช่นจาก Lync, Chatter หรือ Yammer) ถูกรวมเข้าด้วยกันเพื่อให้เกิดการสื่อสารที่ง่ายและรวดเร็ว

นอกเหนือจากเครื่องมือข้างต้นที่เป็นส่วนสำคัญของระบบ ERP แล้ว ยังมีเครื่องมือเพิ่มเติมที่สามารถผสานรวมตามความจำเป็น

เครื่องมือวิเคราะห์

เครื่องมือวิเคราะห์จำนวนมากสามารถรวมเข้ากับระบบ ERP สำหรับธุรกิจอัจฉริยะ การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ การขุดข้อมูล และการวิเคราะห์ที่เกี่ยวข้อง เครื่องมือวิเคราะห์เหล่านี้ใช้เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าสำหรับการสร้างการตัดสินใจทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์ตามข้อมูลที่มีอยู่ (เช่น การติดตาม พฤติกรรมผู้บริโภคช่วงเทศกาลช้อปปิ้ง ผลการเปรียบเทียบสินค้าชั้นวางสีแดงที่มียอดขายมากกว่าสีฟ้า ชั้นวางของ ฯลฯ)

เครื่องมือการจัดสรรทรัพยากรและการจัดตารางงาน

ระบบ ERP ยังสามารถรวมเครื่องมือสำหรับการจัดสรรทรัพยากรระหว่างแผนกและงานต่างๆ (สำหรับ ใช้แรงงานมาก อุตสาหกรรม) เครื่องมือเหล่านี้ทำงานบนหลักการง่ายๆ ของเวลาที่กำหนดโดยงาน/โครงการเทียบกับกำหนดการความพร้อมของทรัพยากร เมื่องานเสร็จสิ้น ทรัพยากรจะได้รับมอบหมายงานใหม่ที่ตรงกับทักษะของเขาโดยอัตโนมัติ หรือจัดกลุ่มสำหรับงานมอบหมายครั้งต่อไป

เครื่องมือมีฟังก์ชันสำหรับการแทรกแซงด้วยตนเองในระดับหัวหน้างานในกรณีที่งานล่าช้า ประโยชน์รวมถึงความชัดเจน ทัศนวิสัย เกี่ยวกับปริมาณงานในปัจจุบันและอนาคต การใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด การสำรวจความเป็นไปได้ของระบบอัตโนมัติ ฯลฯ

คุณสมบัติเสริมอื่น ๆ

ระบบ ERP สามารถรวมโมดูลสำหรับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ การจัดการโครงการระบบติดตามเวลาและการจัดการเอกสารตามความต้องการของธุรกิจ มีเครื่องมือมากมายสำหรับอุตสาหกรรมและประเภทการทำงานแต่ละประเภทโดยเฉพาะ และผู้จำหน่าย ERP จะให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้าที่สนใจในการเลือกรูปแบบที่เหมาะสมที่สุด อินเทอร์เน็ตพร้อมเสมอสำหรับการช่วยเหลือตนเองในการรับข้อมูลที่จำเป็น

บรรทัดล่าง

ERP เป็นเฟรมเวิร์กที่ซับซ้อนในการนำไปใช้และมักจะต้องมี ผู้ขาย เพื่อนำไปปฏิบัติ สองใหญ่ คอขวด การระบุด้วยการใช้งาน ERP นั้นมีค่าใช้จ่ายสูงและไม่สามารถปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดได้ ในขณะที่ต้นทุนสามารถลดลงได้ในระดับหนึ่งโดยการประเมินราคาผู้ขายที่แตกต่างกันและการประเมินโอเพ่นซอร์สฟรีอย่างรอบคอบ เครื่องมือ ความท้าทายอื่น ๆ ของความล้มเหลวเนื่องจากการไม่ยึดมั่นในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสามารถบรรเทาได้ด้วยการฝึกอบรมที่มุ่งเน้นเพื่อ พนักงาน. การประเมินอย่างเหมาะสมในระยะเริ่มต้น การเป็นพันธมิตรกับผู้ขายที่มีความเชี่ยวชาญที่ถูกต้อง และมีความชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนดตั้งแต่เริ่มต้น จะช่วยให้การนำเครื่องมือ ERP ไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ (สำหรับการอ่านที่เกี่ยวข้องโปรดดูที่ "กรณีศึกษาการวางแผนทรัพยากรองค์กรที่ประสบความสำเร็จ")