Definicja zakupu do zapłaty
Co to jest zakup do zapłaty?
Purchase-to-pay to zintegrowany system, który w pełni automatyzuje proces zakupu towarów i usług dla firmy. System zasłużył na swoją nazwę, ponieważ obsługuje wszystkie aspekty nabycia od zakupu towaru do zapłaty sprzedawcy. Kluczowymi korzyściami związanymi z zakupem do zapłaty są wydajność, oszczędność kosztów oraz zwiększone koszty finansowe i nabywanie widoczność.
Zrozumienie zakupu do zapłaty
System od zakupu do zapłaty rozpoczyna się od złożenia zamówienia, przechodzi do zamówienia, a kończy na płatności. Rekwizycja to proces formalnego żądania usługi, przedmiotu lub produktu za pomocą formularza wniosku o zakup. Zaopatrzenie ma miejsce, gdy towary lub usługi są odbierane. System kończy się w momencie dokonania płatności.
Kluczowe dania na wynos
- Zakup do zapłaty to kompletny system zakupów dla firm, od zakupu towarów do płatności dostawcy.
- Od zakupu do zapłaty jest również nazywany P2P, od zakupu do zapłaty, e-zamówień lub od żądania do czeku.
- Proces zakupu do zapłaty jest zautomatyzowany, oszczędza koszty i zmniejsza ryzyko.
- Zakup do zapłaty nie ma na celu przyspieszenia płatności sprzedawcy, ponieważ nie leży to w interesie firm, które chcą jak najdłużej zatrzymać gotówkę.
- Systemy od zakupu do zapłaty mają na celu poprawę wydajności i kontroli finansowych.
Zakup do zapłaty ma na celu optymalizację procesu zakupów, przynosząc w ten sposób korzyści organizacji dzięki lepszej kontroli finansowej i efektywność. Ten usprawniony, zintegrowany system oszczędza koszty i zmniejsza ryzyko. Typowy system zakupu do zapłaty obejmuje pięć kroków i wymagań dotyczących ukończenia:
- Katalogi: Katalogi od preferowanych dostawców są pierwszym wymogiem w systemie zakupu do zapłaty.
- Zapotrzebowanie na zakup: Po wybraniu produktu z katalogu kupujący wysyła zgłoszenie zapotrzebowania do odpowiedniego menedżera.
- Obieg zamówienia zakupu: Zamówienie zakupu jest generowane po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup przez kierownika.
- Fakturowanie: Jest to krytyczny element systemu zakupu do zapłaty, ponieważ ręczne przetwarzanie faktur jest niezwykle pracochłonnym i czasochłonnym procesem. Zautomatyzowane przetwarzanie faktur oszczędza czas i pieniądze oraz obejmuje funkcję uzgadniania, która dopasowuje zamówienia zakupu do faktur.
- Zapłata: Po zatwierdzeniu faktury do zapłaty, plik jest generowany w firmie rachunki do zapłacenia system. Zatwierdzona faktura skutkuje płatnością na rzecz dostawcy do końca okresu, na który dostawca przedłużył kredyt.
Systemy zakupu do zapłaty nie mają na celu przyspieszenia procesu płatności. Chociaż byłby to godny pochwały cel, w rzeczywistości nie byłby to priorytet dla większości firm, ponieważ szybsze płacenie rachunków wpłynęłoby na ich własny harmonogram Przepływy środków pieniężnych. Celem systemu zakupu do zapłaty jest raczej poprawa wydajności i kontroli finansowych, ponieważ działy finansowe mają na wyciągnięcie ręki aktualne dane dotyczące zakupów.
Szybki fakt
Systemy od zakupu do zapłaty to zautomatyzowane procesy, które obniżają koszty pracy i zwiększają dokładność.
Najlepsze praktyki dla systemów zakupu do zapłaty obejmują solidną technologię wykorzystującą pojedynczy punkt kontaktu, takich jak portal dostawców, zmniejszona złożoność katalogów i kanałów zakupu oraz wsparcie z góry kierownictwo. Może dostarczać kluczowych danych o tym, ile się wydaje, jakie produkty lub usługi są odbierane, a także o czasie dostawy.
