Co to jest formularz W-9 i jak jest używany? Przewodnik

Firmy używają Formularz IRS W-9, wniosek o numer identyfikacji podatkowej i certyfikat podatnika, aby uzyskać informacje od dostawców, których zatrudniają jako niezależni kontrahenci (zwani również freelancerami).Kiedy firma płaci kontrahentowi 600 USD lub więcej w ciągu roku podatkowego, musi zgłosić te płatności do Urzędu Skarbowego (IRS), korzystając ze zwrotu informacyjnego o nazwie Formularz 1099-MISC.Firmy używają nazwy, adresu i numeru ubezpieczenia społecznego lub numer identyfikacji podatkowej wykonawcy dostarczają na formularzu W-9 w celu uzupełnienia zwrotu informacji. Ani nadawca, ani odbiorca nie powinni wysyłać kopii do IRS.

Firmy, które zatrudniają niezależnych wykonawców, nie potrącają podatku dochodowego ani nie płacą za nie podatków Medicare lub Ubezpieczeń Społecznych niezależni kontrahenci, tak jak robią to dla swoich pracowników. Zamiast tego za te zobowiązania odpowiadają wykonawcy. Jednak IRS nadal chce wiedzieć, ile ci kontrahenci otrzymali, aby upewnić się, że płacą należne podatki, i

do zbierania tych informacji używa formularza 1099-MISC.Firmy nie wysyłają formularza W-9 do IRS.

Wymagane informacje w formularzu W-9

W formularzu W-9 prosi się o podanie nazwy niezależnego kontrahenta, firmy (jeśli jest inna), podmiotu gospodarczego (spółka jednoosobowa, Współpraca, C korporacja, S korporacja, trust/asset, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub „inne”) oraz numer identyfikacji podatkowej firmy (lub numer ubezpieczenia społecznego w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które nie używają oddzielnego numeru identyfikacji podatkowej).

Formularz W-9 prosi również osobę, która go wypełnia, o zaświadczenie, że nie podlega potrąceniu na poczet zabezpieczenia. Większość podatników nie, ale jeśli tak, firma zatrudniająca niezależnego kontrahenta będzie musiała potrącić podatek podatek dochodowy od wynagrodzenia tego kontrahenta według stawki ryczałtowej 24% (za lata podatkowe 2018-2025) i przesłać go do IRS.

Ponieważ formularz W-9 wymaga podania numeru identyfikacji podatkowej lub numeru ubezpieczenia społecznego, zarówno osoba wypełniająca, jak i firma odbierający wypełniony formularz musi go starannie strzec w trakcie przesyłania i po otrzymaniu w celu ochrony przed tożsamością kradzież.

Kiedy nie powinieneś wypełniać W-9

Niezależny wykonawca, który otrzyma nieoczekiwany formularz W-9, powinien się zawahać przed jego wypełnieniem i sprawdzić, czy wnioskodawca ma uzasadniony powód, aby poprosić o ten formularz. Instytucje finansowe czasami używają formularza W-9, aby poprosić klienta o informacje, gdy muszą zgłosić dywidendy lub odsetki.Zachowaj ostrożność: instytucja finansowa prawdopodobnie powinna już mieć Twój numer identyfikacji podatkowej od momentu otwarcia konta.

Inną sytuacją, w której powinieneś się zawahać przed wypełnieniem formularza W-9, jest sytuacja, w której firma Cię o to poprosi: zrób to jest twoim pracodawcą i powinieneś być sklasyfikowany jako pracownik, a nie niezależny wykonawca. Różnica jest znaczna.

Pracownik czy niezależny wykonawca?

Jeśli jesteś pracownikiem, Twój pracodawca będzie potrącał podatek dochodowy, potrącał i płacił podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare oraz płaci podatek od bezrobocia od Twoich zarobków. Jeśli jesteś niezależnym wykonawcą, nie będzie. Oznacza to, że będziesz odpowiedzialny za udział pracodawcy w podatkach na ubezpieczenie społeczne i Medicare i że nie będziesz uprawniony do zasiłku dla bezrobotnych, jeśli zostaniesz zwolniony.

Pracodawca pozbawiony skrupułów lub mający problemy finansowe może próbować zaklasyfikować pracownika jako niezależnego wykonawcę, aby zaoszczędzić pieniądze. Jeśli jesteś sklasyfikowany jako niezależny wykonawca, „oszczędności” podatkowe Twojego pracodawcy wyjdą z Twojej kieszeni jako podatek od samozatrudnienia. Będziesz także odpowiedzialny za obliczanie i opłacanie szacunkowych podatków cztery razy w roku oraz wypełnienie Harmonogramu C kiedy składasz roczne zeznanie podatkowe.

Nie zawsze jest jasne, czy pracownik jest pracownikiem, czy samodzielnym wykonawcą, ale generalnie tym więcej kontrolować, co firma ma nad tym, co robią pracownicy i jak to robią, tym bardziej prawdopodobne jest, że są pracowników. Jeśli twój zmysł Spidey zaczyna mrowić, gdy ktoś, kto cię zatrudnił, nazywa cię niezależnym wykonawcą, to dobry znak i powinieneś dokładniej zbadać sytuację. Zacznij od przejrzenia Dyskusja IRS na temat różnicy między nimi. Jeśli jesteś pracownikiem, należy wypełnić formularz W-4, a nie formularz W-9.

Oto przykład, kiedy pracodawca może legalnie zmienić Twój status z pracownika na niezależnego wykonawcę. Jesteś programistą komputerowym i musisz przychodzić do biura od 9:00 do 18:00 od poniedziałku do piątku. Firma zapewnia Twoje biurko i komputer.

Od przyszłego miesiąca będziesz musiał dostarczyć swój komputer. Będziesz mógł pracować z domu lub z dowolnej lokalizacji zdalnej, a pracę możesz wykonać o dowolnej godzinie chcesz, o ile Twoje zadania są wykonywane zgodnie z harmonogramem i odpowiadasz na rozmowy telefoniczne i e-maile związane z pracą czas.

Często zadawane pytania dotyczące W-9

Skąd mam wiedzieć, czy podlegam obowiązkowi odprowadzania podatku u źródła?

Czy IRS wysłał Ci pismo z informacją, że podlegasz obowiązkowi? zabezpieczenie potrącenia podatku? Mogłoby się to zdarzyć, jeśli nie zgłosiłeś wszystkich swoich odsetek i dywidend w poprzednim zeznaniu podatkowym. Jeśli nie otrzymałeś tego pisma i podasz swój numer identyfikacji podatkowej żądającemu formularza W-9, nie podlegasz obowiązkowi odprowadzania podatku u źródła. Jeśli podlegasz obowiązkowi odprowadzania podatku u źródła, przed jego przesłaniem skreśl punkt drugi w części drugiej formularza W-9.

Jaki jest najbezpieczniejszy sposób przesłania formularza W-9?

Jeśli możesz przekazać dokument osobiście, jest to idealne rozwiązanie. W przeciwnym razie jedną z opcji jest skorzystanie z bezpłatnej usługi online w celu zaszyfrowania wypełnionego formularza W-9 i bezpiecznego wysłania go pocztą elektroniczną do wnioskodawcy. Możesz także użyć zaszyfrowanej usługi udostępniania plików.

Inną opcją jest wysłanie go za pośrednictwem usługi, takiej jak FedEx, UPS lub poczta, ale nie ma gwarancji, że formularz nie zostanie zgubiony, skradziony ani naruszony podczas transportu.

Nie ma również gwarancji, że odbiorca bezpiecznie przechowa formularz, nawet jeśli bezpiecznie go wyślesz, więc możesz zapytać o to z wyprzedzeniem.

Czy moja firma jest podmiotem zwolnionym z podatku?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, prawdopodobnie tak nie jest. Jeśli jest to korporacja, może tak być, jeśli kwalifikuje się do zwolnienia z podatku IRS.

Posiadam zarówno numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN), jak i numer ubezpieczenia społecznego. Jaki numer mam wpisać w formularzu?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz podać jedno z nich. Jeśli Twoja firma jest LLC sklasyfikowaną jako korporacja lub spółka osobowa, użyj numeru EIN podmiotu. Jeśli Twoja firma jest jednoosobową LLC, która jest zlekceważony podmiot, wprowadź swój SSN lub EIN (nie EIN podmiotu).

Czy mogę odmówić wypełnienia formularza W-9?

Pewny. Jeśli odmówisz w odpowiedzi na uzasadnione żądanie, Twój klient potrąci podatki z Twojego wynagrodzenia w wysokości 24%.Dział księgowości może również znaleźć Ci ból i powiedzieć Twojemu kontaktowi, aby odmówił prowadzenia dalszych interesów z Tobą. Firmy mają duży obowiązek ze strony IRS, aby uzyskać wypełniony formularz W-9 od każdego, komu zapłacą 600 USD lub więcej w ciągu roku. Nieprzestrzeganie może skutkować grzywną.

Jeśli jednak uważasz, że osoba prosząca o formularz nie powinna o to prosić, odmowa jest prawdopodobnie dobrym pomysłem. Jeśli jesteś zaniepokojony, zapytaj doradcę podatkowego, co powinieneś zrobić.

Poza klientem, kto może poprosić mnie o wypełnienie formularza W-9?

Bank, firma maklerska, instytucja pożyczkowa, która umorzyła zaciągnięty dług, lub emitent wygranej nagrody, wszystko może zapytać.Jeśli jesteś gościem „Ellen” podczas jej promocji „12 dni prezentów”, a producenci talk-show proszą Cię o wypełnienie formularza W-9 przed wyjazdem, można bezpiecznie założyć, że prośba jest uzasadniona. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z informacją, że wygrałeś nagrodę w konkursie, którego nie pamiętasz, możesz nie chcieć dać tej osobie W-9.

Uważaj na oszustwa phishingowe W-9. Jeśli otrzymasz e-mail z prośbą o formularz W-9 i nie masz pewności, że jest on zgodny z prawem, skontaktuj się z rzekomy nadawca przez telefon (i nie używaj żadnego numeru telefonu w podejrzanej wiadomości e-mail), aby zapytać, czy żądanie jest ważna. Atakujący są wyrafinowani i mogą sprawić, że wiadomość będzie wyglądać tak, jakby pochodziła z Twojego banku, a nawet klienta. A jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od IRS, jest to zdecydowanie próba wyłudzenia informacji i powinieneś przekazać wiadomość e-mail na adres [email protected]. IRS nie inicjuje kontaktu z podatnikami za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dolna linia

Formularze W-9 przeznaczone są dla niezależnych wykonawców, zwanych także freelancerami. Ważne jest, aby poprawnie wypełnić formularz, ale tylko wtedy, gdy masz pewność, że jest to właściwy formularz do przesłania, a prośba jest uzasadniona.