Förstå 'Per Diem'

"Dagpenning" eller dagspris är ett fast belopp för ersättning som betalas till anställda för daglig logi, måltider och oförutsedda kostnader som uppstår under affärsrelaterade resor. Priserna fastställs varje år av General Services Administration (GSA) för destinationer inom kontinentala USA; icke-utländska räntor (t.ex. Alaska, Hawaii, Puerto Rico och Guam) fastställs av försvarsdepartementet och utländska räntor (var som helst utanför USA och dess territorier) fastställs av staten Avdelning.

Om du reser för företag eller har anställda som reser, är det viktigt att förstå dagpenning, vilket erbjuder ett alternativ till ersättning baserat på detaljerade kostnadsregister och kräver mindre detaljerade bokföring. Här svarar vi på frågor du kan ha om dagpenning, hur det fungerar och vad det innebär skattemässigt.

Vad täcker Per Diem?

GSA delar upp dagpenningar i två kategorier:

Måltider och tillfällig kostnad (M&IE)
Logi

Måltider och tillfälliga utgifter

Kategorin måltider och oförutsedda utgifter (M&IE) täcker alla måltider (frukost, lunch och middag), rumsservice, tvätt, tork städning, pressning av kläder och avgifter och tips för personer som tillhandahåller tjänster, till exempel matserver och bagage bärare.

instagram viewer

Dagpengar för måltider varierar beroende på plats och kategoriseras i sex nivåer.

Större städer har vanligtvis den maximala dagpenningen på $ 76; mindre städer med betydande affärsrelaterade resor har dagpenningar som ligger mellan nivå 2 och 5 ($ 56 till $ 71). Områden som vanligtvis inte besöks av affärsresenärer kommer att ha den lägsta nivån på $ 55.

Utgifter för boende

Logikategorin täcker boende för övernattningar, till exempel hotell, motell, värdshus, orter och lägenheter. En separat dagpenning fastställs för både M&IE och logi för varje plats. Till exempel, för räkenskapsåret 2020, varierar dagpenningen för Atlanta mellan $ 157 och $ 156 för logi och $ 66 för M&IE.För Chicago varierar boendepriserna mellan $ 125 och $ 229, beroende på månad, och M&IE per dag är $ 76.

Varför priser varierar efter plats

Dagpenningen baseras på områdets levnadskostnad. Dagpengar i stora städer, till exempel Chicago, New York och Los Angeles är högre än storstadsområden eftersom varor och tjänster i större städer i allmänhet är dyrare. Boendepriserna kan också variera från månad till svar tillgång och efterfrågan.Den högsta logi per dag i New York City, till exempel, sammanfaller med hösten, säsongen som lockar flest turister och affärsresenärer.Dagpengar uppdateras årligen och träder i kraft i oktober. 1, den första dagen i den federala regeringens räkenskapsår.

Hitta priser för varje plats

Fråga din arbetsgivare Personalavdelning eller redovisningsavdelningen för specifika priser, eller slå upp informationen genom att besöka GSA: s webbplats, där du kan söka efter stad, delstat eller postnummer för det aktuella räkenskapsåret (okt. 1 till september 30). Om du vill se nästa räkenskapsår eller något annat år sedan 1997, sök efter stat och välj lämpligt år från rullgardinsmenyn. Klicka på "Hitta dagpenningar" för att se resultaten, som är uppdelade efter primär destination, län, maximal logi per månad och måltider och oförutsedda kostnader (M&IE).

Om du söker efter ett område som inte omfattas av GSA -tabeller (t.ex. Hawaii, som inte ingår i det kontinentala USA), kommer två länkar att visas som leder dig till lämplig webbplats: Försvarsdepartementet för utländska resor (Alaska, Hawaii, Puerto Rico och Guam) och utrikesdepartementet för alla utländska destinationer.

Standardpris per dag

En standardtaxa på $ 55 per dag för M&IE och en standardtaxa på $ 96 per dag för logi (räkenskapsåret 2020) gäller för alla platser som inte har en specificerad skattesats i GSA -tabellerna. Detta gäller för alla stater i det kontinentala USA

Arbetsgivarens användning av GSA -priser

Medan de flesta företag använder de dagpenningar som fastställts av GSA, kan de använda alternativa ersättningsmetoder. Till exempel kan arbetsgivare använda IRS hög-låg metod, som fastställer en schablonbelopp per dag för högkostnadsplatser (t.ex. New York, Chicago och District of Columbia) och en schablonbelopp för alla andra platser. För resor på eller efter oktober. 1, 2019, är priset $ 297 ($ 71 om endast M&IE) för resor till alla högkostnadsområden och $ 200 ($ 60 M&IE) för resor till någon annan plats i det kontinentala USA.

Skatter på dagpenning

Dagpenning betraktas inte som löner-och är därför ej skattepliktiga-så länge de uppfyller vissa villkor. Du kommer att bli föremål för skatter om något av följande stämmer:

Betalningen är mer än den tillåtna federala dagpenningen
Du lämnade inte in en kostnadsrapport till din arbetsgivare
Din kostnadsrapport inkluderade inte datum, tid, plats, belopp och affärsändamål för utgiften
Din arbetsgivare gav dig en dagpenning och krävde ingen utgiftsrapport.

Om någon av ovanstående situationer är sann, kommer din dagpenning att betraktas som lön och kommer att omfattas av inkomstskattundanhållande och löneskatt.Beloppet kommer att rapporteras av din arbetsgivare på din W-2-form. Om det bara är så att din dagpenning låg över den tillåtna federala dagpenningen, kommer endast det överskjutande beloppet att betraktas som löner.

För att underbygga dina resor och relaterade utgifter kommer du att behöva föra en logg som innehåller de dagar du reste i affärer, vart du åkte och affärssyfte av resan. Obs! Om dina affärsrelaterade resor varar längre än ett år på en plats-även om det handlar om två eller flera separata uppdrag-kanske du inte är berättigad till skatt befrielse enligt dagpenningsreglerna.För att undvika ogynnsamma skattekonsekvenser, rådfråga din skatterådgivare innan du ger dig ut på en utökad affärsresa.

Per Diem som lönealternativ

Eftersom dagpenningar inte är skattepliktiga kan vissa ställa frågan "Kan jag acceptera en lägre lön med dagpenning istället för en högre lön utan diem? "Svaret är" nej. "Dagpenningpolicyer kan inte skapas på ett sätt som gör att det som ska föras kan märkas som något annat - i det här fallet, per diem.

Poängen

Dagpenningar ger ersättning till anställda som reser för affärsändamål. Priserna varierar beroende på plats och tid på året och är uppdelade i två kategorier: logi och måltider och oförutsedda kostnader (M&IE). Så länge dina betalningar inte överstiger den maximala federala dagpenningen är de inte skattepliktiga. om dagpenningar överstiger federala gränser, kommer eventuella överskott att beskattas som vanlig inkomst.

Dagpengar kan ändras årligen, och dagpenninglagar kan vara komplicerade. Rådgör med en kvalificerad skattespecialist om du har frågor eller funderingar om ditt företags dagpenning.