Form W-9: Begäran om skattebetalarnas identifikationsnummer (TIN) och certifieringsdefinition

Vad är formulär W-9: Begäran om skattebetalarnas identifikationsnummer (TIN) och certifiering?

Ett W-9-formulär är ett skatteformulär för Internal Revenue Service (IRS) som används för att bekräfta en persons namn, adress och skattebetalarnas identifikationsnummer (TIN) för sysselsättning eller andra inkomstgenererande ändamål. Bekräftelsen kan begäras för antingen en individ som definieras som en amerikansk medborgare eller en person som definieras som en bosatt utomjording.

Ett W-9-formulär är också känt som en begäran om skattebetalares identifieringsnummer och certifieringsformulär.

Vem kan lämna in formulär W-9: Begäran om skattebetalarnas identifikationsnummer (TIN) och certifiering?

Ett W-9-formulär är en formell skriftlig begäran om information och används enbart för att bekräfta en persons skattebetalarnas identifikationsnummer (TIN). En arbetsgivare eller annan enhet som är skyldig att lämna in ett informationsdokument till IRS, till exempel Form 1099, måste skaffa ditt rätta TIN för att rapportera eventuella intäkter eller förluster som kan påverka din federala skattedeklaration eller din beskattningsbar inkomst. För de flesta individer kommer TIN att vara deras Personnummer (SSN).

W-9 skiljer sig från a W-4 Form-som vanligtvis tillhandahålls av anställda till direkta arbetsgivare-i och med att W-9 inte i sig själv ordnar att någon skatt ska betalas. Alla erforderliga skatter baserade på vinster relaterade till den tillhandahållna W-9 är ansvariga för TIN-innehavaren som anges i dokumentet om inte den skattskyldige är föremål för reservkällor. Om säkerhetskopiering krävs, måste detta noteras på W-9, för att korrekt informera enheten som tar emot informationen om behovet att hålla kvar i enlighet därmed.

Vad används formulär W-9 till?

Den information som erhålls på ett W-9-formulär är oftast används för att skapa en version av formulär 1099. A 1099 formulär innehåller information om eventuell inkomst som kan ha mottagits av TIN-innehavaren som normalt inte skulle listas på ett W-2-formulär. Detta inkluderar, men är inte begränsat till, inkomst som betalas till en person som en del av ett kontrakt; vissa fastighetstransaktioner; utdelning betalas mot en investering; och olika andra finansiella transaktioner.

Blankett 1099 måste utfärdas först när minimitröskeln för inkomst har uppnåtts, vilket för de flesta andra inkomster är satt till $ 600 för skatteåren 2020 och 2021. Belopp under denna tröskel måste redovisas som inkomst av TIN -innehavaren men kräver inte en blankett 1099.

Även om anställda är lagligt skyldiga att lämna viss personlig information till sina arbetsgivare, skyddas en anställdes integritet genom lag. En arbetsgivare som avslöjar en anställdes personuppgifter på obehörigt sätt kan bli utsatt för civilrättsligt och straffrättsligt åtal.

Hur man läser och fyller i formulär W-9

Form W-9 är en av de mest okomplicerade IRS-blanketterna att fylla i, men om skatteformulär gör dig nervös, oroa dig inte. Vi hjälper dig på rätt sätt att slutföra det.

Alla sidor i formulär W-9 är tillgängliga på IRS: s webbplats.

Steg 1

Ange ditt namn som visas på din skatteåterbäring.

Steg 2

Ange ditt företagsnamn eller namn på "bortse från enhet", om det skiljer sig från namnet du angav för steg 1. Till exempel kan du vara en enskild firma, men i marknadsföringssyfte använder du inte ditt personliga namn som ditt företagsnamn; istället "gör du affärer som" något annat namn. Du skulle ange det namnet här. När det gäller den borträknade enhetsdelen, om du inte vet vad det är, är du förmodligen inte en. En gemensam borträknad entitetstyp är en enda medlem aktiebolag.Enskild firma och S -företag klassificeras aldrig som borträknade enheter.

Steg 3

Vilken typ av affärsenhet är du för federal skatteklassificering: enskild firma, partnerskap, C -företag, S -företag, trust/dödsbo, aktiebolag eller "annat"? Markera lämplig ruta. Om du inte är säker är du förmodligen en enskild firma, eftersom du skulle behöva lämna in mycket papper för att bli en av de andra enheterna.

Steg 4

Undantag. Chansen är stor att du kommer att lämna dessa rutor tomma. Här är några undantag:

1. Betalningsmottagare som är undantagna från säkerhetskopiering undanhållande, till exempel företag (i de flesta fall), kan behöva ange en kod i rutan "Befriad betalningsmottagarkod". I instruktionerna i formulär W-9 listas de undantagna betalningsmottagarna och deras koder och de typer av betalningar som dessa koder ska användas för. Företag som fyller i en W-9 för att ta emot ränte- eller utdelningsutbetalningar, till exempel, skulle ange koden "5."
2. Mottagare som är undantagna från rapportering enligt Utländsk kontoskattelag (FATCA) kan behöva ange en kod i rutan "Undantag från FATCA -rapporteringskod". Ingen av dessa rutor gäller för den typiska oberoende entreprenören eller frilansaren.

Steg 5

Ange din gatuadress, stad, delstat och postnummer. Vad händer om din hemadress skiljer sig från din företagsadress? Vilken adress ska du ange på formulär W-9? Använd den adress som du kommer att använda på din deklaration. Till exempel, om du är en enskild firma som hyr kontorslokaler, men du lämnar din deklaration med din hemadress, ange din hemadress på formulär W-9 så att IRS inte får problem att matcha dina 1099-tal med din Form 1040.

Steg 6

I detta valfria steg kan du ange sökandens namn och adress. Du kanske vill fylla i den här rutan för att registrera vem du har angett ditt skatte -ID.

Steg 7

IRS kallar denna sektion för del I, som måste få dig att undra vad alla dessa steg du just genomfört var. Här måste du ange ditt företags skatte -ID, som antingen kommer att vara ditt individuella personnummer om du är en enskild firma eller ditt arbetsgivarens identifikationsnummer (EIN) om du är en annan typ av företag. Nu har vissa enskilda företag också EIN, men IRS föredrar att enskilda företag använder sina SSN på formulär W-9. Återigen kommer det att göra det lättare att matcha alla 1099 -tal du får med din deklaration, som du kommer att lämna under ditt SSN.

Vad händer om ditt företag är nytt och inte har ett EIN? Du kan fortfarande fylla i ett W-9-formulär. IRS säger att du ska ansöka om ditt nummer och skriva "ansökt" i utrymmet för TIN. Du vill få det här numret så snabbt som möjligt, för tills du gör det kommer du att bli föremål för säkerhetskopiering. Du kan ansöka om ett EIN på IRS: s webbplats. Se instruktionerna nedan för steg 8, del II, för mer information reservkällor.

Steg 8

I del II måste du intyga att all din information är sanningsenlig innan du kan skriva under formulär W-9. Att avsiktligt ligga på ett skatteformulär kan innebära att du måste betala böter eller gå i fängelse; IRS krånglar inte. Innan du undertecknar formulär W-9, här är de uttalanden du måste intyga är sanna, under straff av mened:

1. Numret som visas på detta formulär är mitt korrekta skattebetalarnas identifikationsnummer (eller jag väntar på att ett nummer ska utfärdas till mig).

• Skattebetalarna måste använda legitima skatte -ID -nummer. Att använda ett "lånat", stulet eller påhittat skatte-ID skulle motsvara att ligga under ed och få allvarliga konsekvenser.

2. Jag är inte föremål för säkerhetskontroll eftersom: (a) jag är undantagen från reservinnehåll, eller (b) jag inte har meddelats av Internal Revenue Service (IRS) att jag är förbehålls för säkerhetskopiering som en följd av att jag inte har rapporterat alla räntor eller utdelningar, eller (c) IRS har meddelat mig att jag inte längre är föremål för säkerhetskopiering undanhållande.

• De flesta skattebetalare är undantagna från reservkällor. Om du inte har en aning om vad IRS talar om här är du förmodligen undantagen. Om du inte är undantagen kommer IRS att ha meddelat dig och företaget som betalar dig behöver veta eftersom det är nödvändigt att hålla undan inkomstskatt från din lön med en fast ränta på 24% (från och med 2020) och skicka den till IRS.Förresten, nu vet du en annan bra anledning att inte fuska med din skattedeklaration: Du kanske måste berätta för en framtida kund om det, och det kan få företaget att tänka två gånger om dig. Artikel (c) säger i princip att om du en gång var föremål för reservkällor men inte längre är det, behöver ingen veta det.

3. Jag är amerikansk medborgare eller annan amerikansk person.

• Om du är en bosatt utomjording, du är helt klar. IRS anser också att följande är en "amerikansk person": ett partnerskap, ett företag, ett företag eller en förening som skapats eller organiserats i USA eller enligt lagarna i USA; en inhemsk egendom; och ett inhemskt förtroende. Om ditt företag är ett partnerskap som har en utländsk partner gäller särskilda regler; läs om dem i instruktionerna till formulär W-9. Om du inte är amerikansk medborgare kan du behöva fylla i Form W-8 eller formulär 8233 istället.

4. Den eller de FATCA -koder som anges på detta formulär (om sådana finns) som indikerar att jag är undantagen från FATCA -rapportering är korrekt.

• Du behöver förmodligen inte oroa dig för den här, som har att göra med Utländsk kontoskattelag.

Särskilda överväganden vid inlämning av formulär W-9

Signeringsblankett W-9

Blankett W-9 säger till dig att stryka över punkt 2 ovan om du har meddelats av IRS att du är för närvarande omfattas av reservkällor eftersom du inte har rapporterat alla räntor och utdelningar på din skatt lämna tillbaka.

Du kan stryka över post 2 om du fyller i formulär W-9 i samband med en fastighetstransaktion. Artikel 2 gäller inte i det här fallet, så det spelar ingen roll om du är föremål för säkerhetskopiering.

Om du läser det finstilta i W-9-instruktionerna noggrant, verkar det tyda på att de flesta inte alls behöver underteckna det här formuläret. Du är vanligtvis bara skyldig att underteckna det om IRS har meddelat dig att du tidigare har angett ett felaktigt TIN. Tekniskt åt sidan, men personen som bad dig fylla i formulär W-9 kommer troligen att betrakta det som ofullständigt eller ogiltigt om du inte har undertecknat det.

Returformulär W-9

Skicka tillbaka ditt ifyllda formulär W-9 till företaget som bad dig fylla i det. Helst levererar du det personligen för att begränsa din exponering för identitetsstöld, men denna metod är ofta inte praktisk. Mail anses vara relativt säkert. Om du måste skicka formuläret via e-post bör du kryptera både dokumentet och ditt e-postmeddelande och trippelkolla att du har mottagarens rätta e-postadress innan du skickar ditt meddelande. Gratis tjänster finns tillgängliga online för att hjälpa dig göra detta, men kontrollera deras rykte innan du litar på dina dokument för dem. Vanligtvis ger företaget som behöver skicka en W-9 till IRS dig en att fylla i.