Definition av redovisningsinformationssystem (AIS)

Vad är ett bokföringsinformationssystem (AIS)?

Ett bokföringsinformationssystem (AIS) innefattar insamling, lagring och bearbetning av finansiella och redovisningsdata som används av interna användare för att rapportera information till investerare, borgenäreroch skattemyndigheter. Det är i allmänhet en datorbaserad metod för att spåra redovisningsaktiviteter i samband med informationsteknologiska resurser. En AIS kombinerar traditionell redovisningssed, till exempel användning av Generellt godkända redovisningsprinciper (GAAP), med moderna informationstekniska resurser.

Hur ett bokföringsinformationssystem (AIS) används

Ett bokföringsinformationssystem innehåller olika element som är viktiga i redovisningscykel. Även om informationen i ett system varierar mellan branscher och affärsstorlekar, innehåller en typisk AIS data som rör inkomst, utgifter, kundinformation, information om anställda och skatteinformation. Specifika data inkluderar försäljningsorder och analysrapporter, inköpsrekvisitioner, fakturor, checkregister, lager, lönebok, bokföring, provbalans och information om bokslut.

Ett bokföringsinformationssystem måste ha en databasstruktur för att lagra information. Denna databasstruktur är vanligtvis programmerad med frågespråk som möjliggör tabell- och datamanipulering. En AIS har många fält för inmatning av data samt för att redigera tidigare lagrad data. Dessutom är redovisningsinformationssystem ofta mycket säkra plattformar med förebyggande åtgärder mot virus, hackare och andra externa källor som försöker samla in information. Cybersäkerhet blir allt viktigare eftersom allt fler företag lagrar sina data elektroniskt.

De olika utgångarna från ett bokföringsinformationssystem exemplifierar mångsidigheten i dess datahanteringsfunktioner. En AIS producerar rapporter inklusive kundfordringar åldringsrapporter baserade på kundinformation, avskrivning scheman för anläggningstillgångar och försöksbalanser för finansiell rapportering. Kundlistor, beskattningsberäkningar och lagernivåer kan också återges. Korrespondenser, anteckningar eller presentationer ingår dock inte i AIS eftersom dessa poster inte är direkt relaterade till ett företags finansiella rapportering eller bokföring.

Fördelar med bokföringsinformationssystem

Interdepartementalt gränssnitt

Ett bokföringsinformationssystem strävar efter att gränssnitt över flera avdelningar. Inom systemet kan säljavdelningen ladda upp försäljningsbudgeten. Denna information används av lagerhanteringsteamet för att genomföra inventeringar och köpa material. Vid köp av lager kan systemet meddela leverantörsskulder avdelningen för den nya fakturan. En AIS kan också dela information om en ny order så att tillverknings-, leverans- och kundtjänstavdelningarna är medvetna om försäljningen.

Interna kontroller

En integrerad del av redovisningsinformationssystem avser interna kontroller. Policyer och procedurer kan placeras i systemet för att säkerställa att känslig kund-, leverantörs- och affärsinformation bibehålls inom ett företag. Genom användning av fysiska åtkomstgodkännanden, inloggningskrav, åtkomstloggar, behörigheter och uppdelning av arbetsuppgifter kan användare begränsas till endast relevant information som är nödvändig för att utföra sina uppgifter företagsfunktion.