Begäran om förslag (RFP) Definition

Vad är en begäran om förslag (RFP)?

En begäran om förslag (RFP) är ett affärsdokument som tillkännager ett projekt, beskriver det och begär anbud från kvalificerade entreprenörer för att slutföra det. De flesta organisationer föredrar att starta sina projekt med RFP, och många regeringar använder dem alltid.

När en RFP används, är den enhet som begär anbuden ansvarig för att utvärdera genomförbarheten av de inlämnade buden, budgivande företags ekonomiska hälsa och varje budgivareförmåga att genomföra projektet.

Förstå en begäran om förslag (RFP)

RFP används för komplexa projekt, som ofta kräver ett antal underleverantörer. De beskriver organisationen som utfärdar RFP, omfattningen av projektet som genomförs och kriterierna för utvärdering av poster. De beskriver också anbudsförfarandet och avtalsvillkoren.

Förfrågningarna innehåller en arbetsförklaring som beskriver de uppgifter som den vinnande anbudsgivaren ska utföra och tidslinjen för att avsluta arbetet.

RFPs ger också anbudsgivare råd om hur de ska förbereda förslag, med specifik vägledning om hur buden ska formateras och presenteras. De innehåller i allmänhet instruktioner om vilken information budgivaren måste inkludera och önskat format.

De flesta RFP utfärdas av statliga myndigheter och andra organisationer inom den offentliga sektorn. De är vanligtvis skyldiga att öppna konkurrens mellan privata företag och ta bort fördomar från processen. Byråerna vill se till att de får det lägsta och mest konkurrenskraftiga budet.

Men vilken privat eller offentlig organisation som helst kan lägga ut en offert för att få flera bud och olika perspektiv på projektet.

Till exempel kan ett företag som vill ändra sin rapporteringsprocess från ett pappersbaserat system till ett datorbaserat system lämna in en begäran om förslag för hårdvara, programvara och ett användarutbildningsprogram för att etablera och integrera det nya systemet i verksamheten. En konkurrensutsatt budgivning kan ge dem större inblick i de alternativ som finns.

Krav på en begäran om förslag (RFP)

Statliga myndigheter eller andra enheter kan bli skyldiga att lämna förfrågningar om förslag för att tillhandahålla full och öppen konkurrens och för att sänka kostnaden för en lösning. Att acceptera ett förslag som är mest lyhörd för specifikationer kanske inte alltid innebär det billigaste budet.

Att skickligt skapa en begäran om förslag kan säkerställa att den resulterande lösningen lyckas eller misslyckas. Om de angivna kraven är för vaga kan budgivaren inte utforma och implementera en lämplig lösning för problemet. Om kraven är för detaljerade och restriktiva kan budgivarnas innovation vara begränsad.

RFP -processen börjar med att utarbeta en begäran om förslag. Budgivare granskar uppmaningen och lämnar förslag till förbättringar. Efter genomförandet respons, den sista begäran om förslag utfärdas. Anbudsgivarna lämnar sedan sina förslag.

Kunden begränsar urvalet till en liten grupp budgivare och går in i förhandlingar om priser och tekniska detaljer. Kunden kan be de återstående anbudsgivarna att lämna in ett bästa och sista erbjudande innan ett kontrakt tilldelas. Kontraktet presenteras sedan för företaget som ger den bästa lösningen på frågan.

Fördelar med en begäran om förslag (RFP)

En RFP är delvis en annons. Den meddelar att ett projekt pågår och öppnar dörren för kvalificerade kandidater som kan få jobbet gjort.

I regeringen har RFP antagits som ett sätt att säkerställa att cronyism tas bort som en faktor för belöning av kontrakt. Det öppnar också processen för konkurrens, vilket kan förväntas hålla projektkostnaderna lägre.

Alternativet till en RFP är en mindre formell process som kräver att en projektledare undersöker och identifierar potentiella leverantörer för ett projekt. Beroende på hur uttömmande sökningen är kan de potentiella svaren begränsas. Nya leverantörer och innovativa svar kan vara mindre benägna att avslöjas.

RFP vs. RFQ vs. RFI

En begäran om förslag (RFP), offertförfrågan (RFQ) och begäran om information (RFI) är tre olika typer av dokument som företag och andra enheter använder för att nå ut till näringslivet för leverantörer eller entreprenörer som de kanske kan arbeta med.

• En begäran om förslag, som nämnts ovan, tillkännager ett specifikt projekt som är planerat och uppmanar entreprenörer som kan få jobbet gjort.
• A begär offert (RFQ) är en uppmaning som skickas till ett antal leverantörer som söker bud på ett kontrakt för att leverera specifika produkter eller tjänster. Begäran måste ange den kvalitet och kvantitet som behövs och den tidpunkt som företaget eller organisationen önskar.
• En begäran om information (RFI) är en uppmaning till leverantörer om skriftlig information om de produkter och tjänster som de kan tillhandahålla. Den kan användas för att samla information för en databas med leverantörer för framtida referens.

Exempel på en begäran om förslag (RFP)

Säg till exempel att Federal Railroad Administration skickar en begäran om förslag för att finansiera, designa, bygga, driva och underhålla ett höghastighetsjärnvägssystem.

Intresserade parter lämnar förslag som uppfyller kraven i dokumentet. Baserat på de förslag som inkommit inom tidsfristen inrättar transportdepartementet uppdrag för vidare granskning och utveckling av förslagen.

DOT väljer det förslag som mest omfattar sina mål och anlitar företaget för att utföra arbetet.

En titt på en detaljerad RFP

Detta prov RFP från en ideell organisation visar den detaljeringsnivå som är nödvändig, i det här fallet för en föreslagen översyn av organisationens webbplats. Förslaget beskriver projektet, ger en översikt över organisationen och definierar dess mål för sin webbplats. Den beskriver också de produkter och tjänster som ska tillhandahållas och definierar i detalj detaljerna, designen och funktionen på den föreslagna webbplatsen.

Provet tillhandahålls av TechSoup, en webbplats som tillhandahåller ett bibliotek med instruktioner och exempel på RFP för ideella organisationer.

Vanliga frågor om begäran om förslag (RFP)

Här är svaren på några vanliga frågor om RFP.

Vad betyder RFP?

En begäran om förslag (RFP) är en öppen begäran om bud för att slutföra ett nytt projekt som föreslås av företaget eller annan organisation som utfärdar det. Det är tänkt att öppna konkurrens och uppmuntra en mängd alternativa förslag som kan övervägas av projektets planerare.

Vad är RFP -krav?

En RFP måste beskriva och definiera projektet tillräckligt detaljerat för att locka till sig livskraftiga svar.

Den blivande budgivaren ska kunna förstå verksamhetens karaktär och de mål den vill uppnå med projektet. Projektet måste definieras tillräckligt noggrant för att anbudsgivaren tydligt ska förstå dess omfattning och alla produkter och tjänster som måste tillhandahållas för att kunna genomföra det. Formatet på de förväntade förslagen måste också vara detaljerat. Enhetliga svar behövs för att jämföra och kontrastera erbjudanden.

RFP följer ett ganska styvt format, även om det formatet kan variera mellan de byråer och företag som förbereder dem. Detta prov från Center for Planning Excellence i Baton Rouge, Louisiana, visar elementen i en typisk RFP, som inkludera en introduktion och bakgrund, en beskrivning av leveranserna och information om urvalet kriterier.

Vad är skillnaden mellan RFP och RFQ?

Säg att en järnaffär expanderar sin avdelning för trädgårdsartiklar och måste hitta de leverantörer som är nödvändiga för att fylla sina hyllor. Det kan skicka ut en begäran om offert (RFQ) till ett antal potentiella leverantörer av trädgårdsprodukter. Svaren gör det möjligt för den att upprätta en relation med en eller flera leverantörer av den mängd och kvalitet på de varor som den behöver, till ett fastställt pris.

När ett företag eller en annan organisation skickar ut en RFQ vet det exakt vad det behöver och söker den eller de bästa leverantörerna.

En RFP är en mer öppen process. Företaget eller organisationen söker kvalificerade entreprenörer för att genomföra ett nytt projekt. Projektet och dess mål definieras i detalj men det finns utrymme för kreativitet i svaren. Till exempel kan en RFP för en barnpark tillåta entreprenören att föreslå den exakta layouten, utrustningen och bekvämligheterna som parken kan innehålla.

När skulle du använda en RFP?

Företag som stora och små tenderar att ha tillräckligt med resurser för att upprätthålla den nuvarande verksamheten. Om de vill ta ett nytt projekt har de varken resurser eller kompetens till hands för att lägga till det i arbetsbelastningen.

I sådana fall ger RFP företaget ett effektivt sätt att rekrytera den expertis de behöver för att få projektet gjort.

Vad händer efter RFP?

RFP följs av Ps. Förslagen lämnas för granskning. Beroende på projektets storlek och omfattning kan denna översyn vara en process på flera nivåer som omfattar ett antal kommittéer. Statliga myndigheter, särskilt, är inte kända för att flytta snabbt.

Hur lång tid det än tar, används granskningsprocessen för att begränsa förslagen till några finalister som kan bli ombedd att lämna ytterligare information med sikte på ett slutligt urval och ett startdatum för projekt.

Poängen

RFP definierar projektet, såväl för företaget som utfärdar det som för företag som svarar på det. En välskriven RFP förmedlar avsikten bakom förslaget och säkerställer att slutresultatet uppfyller förväntningarna.

Det säkerställer också en öppen process. Helst svarar flera anbudsgivare. Detta ger organisationen en möjlighet att studera olika tillvägagångssätt och priser och välja den som bäst uppfyller dess behov.