Definition av kontantutbetalningsjournal

Vad är en kontantutbetalningsjournal?

En kontantutbetalningsjournal är ett register som förts av ett företags interna revisorer som specificerar alla finansiella utgifter som ett företag gör innan dessa betalningar bokförs till huvudbok. Månadsvis förenas dessa tidskrifter med huvudbokskonton, som sedan används för att skapa bokslut för ordinarie bokföringsperioder.

Förstå en kontantutbetalningsjournal

Dessa tidskrifter innehåller vanligtvis information som utbetalningsbelopp, checknummer, transaktionstyp, betalningsmottagare, betalare och memo. Men vissa företag registrerar andra viktiga detaljer, till exempel rabatter på inköpta varor. Varierande typer av utgifter kan antingen listas i olika kolumner eller så kan de få distinkta koder.

Journalchefer måste vara detaljorienterade och de måste noggrant registrera varje transaktion för att förhindra att kontanter blir felaktiga eller felaktiga. Vidare kan kontantutbetalningstidskrifter hjälpa företagare med kontant hantering genom att ge tydliga bilder på lagerutgifter, löner, hyreskostnader och andra externa kostnader. Denna data kan vara avgörande för att fatta sunda affärsbeslut framåt.

En kontantutbetalningsjournal visar en företagare om mer pengar lämnar företaget än att komma in och vice versa, så att de kan göra justeringar av verksamheten för att se till att det alltid finns ett positivt pengaflöde.

En kontantutbetalning registrerar eventuell kontantöverföring, inte bara för fysiska kontanter. Detta inkluderar checkar och elektroniska överföringar av pengar eller annan kontant motsvarighet.

Kontantutbetalningsjournalstruktur

Kontantutbetalningsjournalen innehåller en mängd olika kolumner för att registrera verksamhetens kassaflöden. Kolumnerna inkluderar datumet för varje kontantbetalning, detaljerna för det andra bokföringskontot som påverkas, checknumret utfärdat av företaget, det totala beloppet för den kontanta betalningen, kreditkontrollkonto, som visar beloppet som dras från kreditgivarens konto, betalda skatter och särskilda kolumner som identifierar transaktionstypen, till exempel reklam, löner, etc.

Var och en av dessa kolumner läggs sedan till i slutet av journalföringsperioden för att uppnå en total summa. Denna information överförs sedan till huvudbok.

Exempel på en kontantutbetalningsjournal

Antag att om en månad köper företaget ABC en maskin från tillverkaren BZY för $ 5000 och hyr en lastbil från Rental Trucks för $ 500. Företaget skulle behöva tillgodoräkna sig sina kontanter och debitera motsvarande konton. Kassadagboken skulle se ut ungefär så här.

Datum	Inköpstyp	Betalningsmottagare	Kontantkrediter	Annan debitering
6/5/21	Maskininköp	Tillverkare BZY	$5,000	$5,000
6/12/21	Lastbilshyra	Hyrbilar	$500	$500
Total	$5,500	$5,500

Detta är ett mycket förenklat exempel men skulle visa hur transaktioner registreras. Både kontantbeloppet måste registreras under kontantkreditkontot och samma belopp måste debiteras från ett motsvarande konto. Beroende på typ kan det kontot vara en lager konto eller något annat traditionellt balansräkningskonto. I det här fallet har det placerats i ett "annat" kategorikonto.

För varje typ av företag kommer en kontantutbetalningsjournal att se väldigt annorlunda ut. En återförsäljares kontantutbetalningsjournal skulle innehålla lager, kundfordringar, leverantörsskulder, löner och löner. En tillverkare kan ha alla dessa men också redogöra för råmaterial inköpta och produktionskostnader. Ett mjukvaruföretag får bara ha löner och hårdvara (dator) kostnader.

Oavsett företagstyp måste en företagare använda en kontantutbetalningsjournal när som helst kontanter betalas ut för att hålla reda på var pengar läggs ut. Det är ett kritiskt verktyg för framgång för alla företag samt att se till att all information som ges till Internal Revenue Service (IRS) är korrekt vid skattetid.