Är du ERISA -kompatibel? Följ denna checklista
Många företag erbjuder någon form av kvalificerad pensionsplan och därmed faller de under styrningens riktlinjer Employee Pension Pension Income Security Act från 1974, mer känd som ERISA. ERISA fastställer riktlinjer och minimistandarder för att skydda anställda i privata företag som deltar i pensions- och välfärdsplaner. Företag som administrerar en kvalificerad pensionsplan som inte överensstämmer med ERISA kan bli föremål för dyra påföljder.
Om din anställdas pensionsplan ger en framtida pensionsinkomst eller tillåter anställda att skjuta upp intäkterna för pension, är det en ERISA -plan. Som arbetsgivare som tillhandahåller dessa ERISA -planförmåner anses du också av ERISA vara en heter förtroende som tar ansvaret för att administrera dessa planer och på samma sätt ansvaret om dina planer inte följer de riktlinjer och standarder som fastställts av ERISA.
Viktiga takeaways
- ERISA implementerar regler som förhindrar pensionsförvaltares missbruk av förvaltningstillgångar och fastställer minimistandarder för deltagande, intjäning, förmånsupptagning och finansiering av pensionsplaner.
- Företag som erbjuder kvalificerade pensionsplaner till anställda måste vara ERISA-kompatibla för att bibehålla skattegynnad status och kommer ofta att söka en tredjepartsadministratör för att säkerställa att alla riktlinjer uppfylls.
- ERISA-överensstämmelse innebär både uppstartsprocedurer och underhåll av löpande krav.
Bli kompatibel med ERISA
Att uppfylla ERISA -kraven behöver inte vara alltför betungande. Även om det finns många krav, en bra tredjepartsadministratör (TPA) kan bära mycket av bördan. Många av kraven är kalenderdrivna och kräver inlämningsformulär inom specifika tidsfrister.
Dessa deadline datum utgör en checklista som kan hanteras av en TPA eller en personal personal. Andra krav måste uppfyllas ad hoc som omständigheterna kräver.
ERISA Kalenderchecklista
Administrerar 401 (k) planer innebär att vissa ERISA -efterlevnadsuppgifter utförs enligt ett årligt schema. Detta är de vanligaste uppgifterna som bör ingå i de flesta företags checklistor.
- Planårets första kvartal: Ge förmånsuttalanden för fjärde kvartalet till planerade deltagare senast 45 dagar efter kvartalets slut. Gör föregående års arbetsgivaravgifter för att ett skatteavdrag ska räknas under föregående år.
- Andra kvarten: Ge förmånsuttalanden för första kvartalet för att planera deltagare. Fördela överskjutande uppskov som görs över gränsen för IRC -avsnitt 402 (g). För plandeltagare som fyller 72 år föregående år, dela ut första året nödvändiga minimidistributioner (RMD).
- Tredje kvartalet: Ge nytta-uttalanden för andra kvartalet. Filformulär 5500 för föregående år eller filformulär 5558 för en förlängning på 2,5 månader. Om plandokumentet ändrades under föregående år, distribuera ett nytt Sammanfattning Plan Beskrivning att planera deltagare. Dela ut en sammanfattande årsrapport för föregående år för att planera deltagare.
- Fjärde kvarten: Ge förmånsredovisning för tredje kvartalet. Skicka tillämpliga meddelanden till deltagare, inklusive avbetalningar av eller ändringar i en safe Harbour 401 (k) -plan, Qualified Default Investment Alternative (QDIA) eller automatisk registrering. Korrigera eventuella ADP/ACP -testfel och betala 10% punktskatt.
Pågående ERISA -krav
Vissa ERISA -krav pågår som en del av planadministrationen eller utlöses av händelser. Nedan följer några av de vanligaste aviseringarna och riktlinjerna som måste följas av företag som uppfyller ERISA:
- Överensstämmelse med plandokument: Se till att planhanteringen kontinuerligt följer plandokumentets villkor. IRS anser att varje underlåtenhet att strikt följa plandokumentets villkor är ett driftsfel, som om det inte åtgärdas kan leda till diskvalificering av planen.
- Offentliggörande av årsavgifter för deltagare: Alla planberättigade anställda, uppsagda anställda och förmånstagare med ett kontosaldo måste få en deltagaravgiftsupplysning var 12: e månad.
- Meddelande om planändring: Deltagare måste meddelas om ändringar i planen 30 till 90 dagar före ändringens ikraftträdande.
- Möjlighet att anmäla sig: Allt anställda som har uppfyllt planens ålder och servicekrav måste ges möjlighet att anmäla sig. De bör få alla nödvändiga formulär och instruktioner tillsammans med en sammanfattande planbeskrivning och tillämpliga meddelanden från deltagare.
- Efterlevnad av lån: Se till att utestående lån återbetalas i enlighet med planens policyvillkor och låntagarnas skuldebrev.
- Tidiga insättningar: Se till att anställdas uppskov och lånebetalningar sätts in i tid, vanligtvis samtidigt som löneskatt.
- Utför kvartalsvis hushållning: Ta ut små kontosaldon för avslutade anställda. Behandla standardinställningar för lån och använd otilldelade förverkanden.
Även om de flesta av dessa krav kan hanteras av en TPA, har arbetsgivarplanens sponsor förtroendeplikt att se till att de uppfylls och utförs korrekt.