Определение на дневника за изплащане на пари в брой

Какво е дневник за изплащане на пари в брой?

Дневникът за изплащане на пари е запис, воден от вътрешните счетоводители на компанията, който описва всички финансови разходи, които бизнес прави, преди тези плащания да бъдат осчетоводени в главна книга. Ежемесечно тези списания се съгласуват със сметките на главната книга, които след това се използват за създаване финансови отчети за редовни счетоводни периоди.

Разбиране на дневник за изплащане на пари в брой

Обикновено поддържани от счетоводен софтуер, тези списания съдържат съществена информация, като например сумата за изплащане, номера на чека, вида на транзакцията, получателя, платеца и бележката. Но някои фирми записват други важни подробности, като отстъпки за закупени артикули в насипно състояние. Различните видове разходи могат или да бъдат изброени в различни колони, или да получат различни кодове.

Мениджърите на списания трябва да са ориентирани към детайлите и трябва да записват внимателно всяка транзакция, за да предотвратят неправилно насочване или присвояване на пари. Освен това дневниците за изплащане на пари могат да помогнат на собствениците на фирми с управление на парични средства чрез предоставяне на ясни снимки на разходите за инвентар, заплатите, разходите за наем и други външни разходи. Тези данни могат да бъдат от решаващо значение за вземането на стабилни бизнес решения.

Дневникът за изплащане на пари ще покаже на собственика на бизнеса, ако повече пари напускат компанията, отколкото влизат и обратно, позволявайки им да правят корекции в бизнеса, за да гарантират, че винаги има положителен резултат паричен поток.

Изплащането в брой ще записва всеки паричен превод, не само този на физически пари. Това включва чекове и електронни парични преводи или други парични еквиваленти.

Структура на дневника за изплащане на пари

Дневникът за изплащане на пари съдържа разнообразни колони за записване на паричните потоци на бизнеса. Колоните включват датата на всяко парично плащане, подробностите за другата сметна книга в книгата, номера на чека, издаден от бизнеса, общата сума на платените парични средства, сметка за контрол на кредита, която показва сумата, удържана от сметката на кредитора, платените данъци и специални колони, които идентифицират вида на транзакцията, като реклама, заплати, и т.н.

След това всяка от тези колони се сумира в края на счетоводния период, за да се получи обща сума. След това тази информация се прехвърля в главната книга.

Пример за дневник за изплащане на пари в брой

Да предположим, че за един месец компанията ABC закупува машина от производителя BZY за $ 5000 и наема камион от Rental Trucks за $ 500. Компанията ще трябва да кредитира своите парични салда и да дебитира съответните сметки. Касовият дневник ще изглежда така.

Дата	Тип на покупката	Бенефициент	Кредит в брой	Друг дебит
6/5/21	Покупка на машина	Производител BZY	$5,000	$5,000
6/12/21	Камиони под наем	Камиони под наем	$500	$500
Обща сума	$5,500	$5,500

Това е много опростен пример, но ще покаже как се записват транзакциите. И двете парични суми трябва да бъдат записани в сметката за парични кредити и същата сума трябва да бъде дебитирана от съответната сметка. В зависимост от типа, този акаунт може да бъде складова наличност сметка или друга традиционна сметка в баланса. В този случай той е поставен в акаунт от „друга“ категория.

За всеки тип компания дневникът за изплащане на пари ще изглежда много различно. Дневникът за изплащане на пари на дребно ще включва инвентаризация, вземания по сметки, задължения по сметки, заплати и заплати. Производителят може да има всичко това, но също така и отчети сурови материали закупени и производствени разходи. Софтуерната компания може да има само заплати и хардуерни (компютърни) разходи.

Независимо от вида на компанията, собственикът на бизнес трябва да използва дневник за изплащане на пари по всяко време, когато се изплащат пари, за да води отчет за това къде се изразходват парите. Това е критичен инструмент за успеха на всеки бизнес, както и за гарантиране на цялата информация, предоставена на Служба за събиране на данъци (IRS) е правилно в данъчното време.