דוגמאות לשטרי חיוב בעסקאות עסקיות לעסקים

הערות חיוב הם סוג של הוכחה לכך שעסק אחד יצר כניסת חיוב לגיטימית במהלך ההתמודדות עם עסק אחר. הדבר עשוי להתרחש כאשר הרוכש מחזיר חומרים לספק ונדרש לאמת את הסכום המוחזר. במקרה זה, הרוכש מוציא שטר חובה המשקף את העסקה החשבונאית.

עסק עשוי להוציא שטר חובה בתגובה לשטר אשראי שהתקבל. טעויות (לעיתים קרובות חיובי ועמלות) במכירה, רכישה או חשבונית הלוואה עלולות לגרום לחברה להוציא שטר חובה כדי לסייע בתיקון השגיאה.

שטרי חיוב בעסקאות

שטרות חיוב ושטרות אשראי מעורבים כמעט תמיד עסק לעסק עסקאות (B2B). הם תואמים רישומי חיוב ואשראי ביומני חשבונאות, המשמשים עוד הוכחה לעסקה עסקית קודמת. ניתן לכנותם גם תזכורות חיוב.

שטרות החיוב כוללים בדרך כלל את אותו מידע כללי: תאריך השטר, מספר סידורי, תיאור קצר של העסקה העסקית הקודמת, פרטי הפריטים שהוחזרו (כולל מיסי מכירות והפניה לחשבונית), וחתימות של רשויות החברה המתאימות.

סביר להניח שתשמע על שטר חובה בעקבות חשבונית שאינה מחויבת. נניח שהספק שלח חומרים בשווי 10,000 $ ללקוח, אך שלח חשבונית בסך 9,500 $ בלבד. לאחר שהבין את טעותו, הספק יכול להגיש ללקוח שלו שטר חיוב בהפרש של $ 500 כדי לפתור את הבעיה ולבצע התאמות נאותות שלו. רישומי חשבונאות.

קבלות חיוב

קיימת עמימות מסוימת בין המונחים "שטר חובה" לבין "קבלת חיוב". לפעמים משתמשים בקבלת חיוב לסירוגין עם שטר חיוב; בזמנים אחרים, קבלות חיוב נועדו רק לתיאור רשומות כתובות המוכיחות שלקוח חייב כסף לחברה. נדיר לראות את המונח קבלת חיוב המשמש לעסקאות B2B.

חשבוניות

שטר חיוב או קבלת חיוב דומים מאוד ל חשבונית. ההבדל העיקרי הוא שחשבוניות תמיד מציגות מכירה, כאשר שטרי חיוב וקבלות חיוב משקפים התאמות או החזרות על עסקאות שכבר התקיימו.

ניתן להחליף שטרות חיוב גם בחשבוניות מסורתיות כאשר ניתן שירות או שירות הנמצא מחוץ לתחום העסקים הרגיל. זה עוזר להבחין בין העסקה לשתי מחלקות החשבונאות, וגם מונע מהחברה המנפיקה ליצור סוג חדש של חשבונית.

החזרת חומרים

חשוב על שטרי חיוב כתביעות נגד טעויות עסקיות. במקרה של סחורה שהוחזרה מרוכש לא מוֹכֵר או ספק, הערת החיוב מציגה את השינוי ביומני החשבונאות ומבקשת החזרת כספים (אשראי). הספק/הספק שולח לא פעם שטר אשראי כהוכחה להיפוך.

לדוגמה, שקול את המקרה שבו חברת XYZ מחזירה חומרים לספק שלה, חברת ABC. כדי להוכיח את הסכום שהוא צריך להיות החזר, XYZ מנסח פתק חיוב. הרכישה המקורית הייתה ב -5,000 דולר, כך ששטר החיוב צריך לשקף את עלות החומרים בתוספת מקומית מס מכירה תעריפים. המסים ועלות הסחורה צריכים תמיד להיות פריטי שורה נפרדים בשטר.

עם קבלתה, ABC צריכה ליצור שטר אשראי קטן כהוכחת הבנה, ולאחר מכן להמשיך להחזיר (או להציע אשראי) ל- XYZ (כל עוד שטר החיוב הכיל מידע נכון).

חייבים ריבית/עמלה

נניח שעסק אחד חייב ריבית לנושה או עמלה לצד שלישי עבור שירותים שניתנו. במקרה כזה, רגיל החיוב מונפק בדרך כלל כדי להגיב לשטר אשראי שהתקבל, אך חייב תמיד יכול להוציא שטר שטרם מתוכנן.

שטרות חיוב בעמלה נפוצים בין חברות האם לבין חברות בנות. ניתן להשתמש בשטרי חיוב לחיוב בריבית כדי להתאים תשלומים קודמים או כצורת רישום פשוטה.

בשורה התחתונה

שטרי חיוב משמשים בעסקאות כאשר יש צורך בהתאמת רישום חיוב במקרה בו חייבים כסף. הם נמצאים בעיקר בחשבוניות שאינן מחויבות כאשר ספק שלח חשבונית ללקוח עבור סכום נמוך מהעלות בפועל, כאשר חייבים ריבית או עמלה, או תביעות כנגד טעויות עסקיות. שטר חובה יקבע את סכום הכסף שחייב מצד אחד למשנהו.