הגדרת כתב העת לתשלומי מזומנים

מהו כתב עת לתשלומי מזומנים?

יומן הפצת מזומנים הוא רישום שנשמר על ידי רואי החשבון הפנימיים של החברה, המפרט את כל ההוצאות הכספיות שעסק מבצע לפני שתשלומים אלה נשלחים אל ספר כללי. על בסיס חודשי, כתבי עת אלה מתיישבים עם חשבונות ספר חשבונות, המשמשים לאחר מכן ליצירת דוחות כספיים לתקופות חשבונאיות קבועות.

הבנת יומן הפצת מזומנים

כתבי עת אלה, המתוחזקים בדרך כלל על ידי תוכנת הנהלת חשבונות, מכילים מידע חיוני כגון סכום ההוצאה, מספר המחאות, סוג העסקה, מקבל התשלום, המשלם והתזכיר. אך חלק מהעסקים רושמים פרטים חשובים אחרים, כגון הנחות על פריטים בכמות גדולה שנרכשו. סוגי הוצאות שונות עשויים להיות רשומים בעמודות שונות או שהם עשויים לקבל קודים מובחנים.

מנהלי עיתונים חייבים להיות מוכווני פרטים והם חייבים לרשום בחיפזון כל עסקה כדי לסייע במניעת הכוונה או הפקעה של מזומנים. יתר על כן, כתבי עת לחלוקת מזומנים יכולים לעזור לבעלי עסקים ניהול מזומנים על ידי מתן תמונות ברורות של הוצאות מלאי, שכר, עלויות שכירות והוצאות חיצוניות אחרות. נתונים אלה יכולים להיות מכריעים לקבלת החלטות עסקיות טובות ולהתקדם.

יומן הפצת מזומנים יראה לבעל עסק אם יותר מזומנים עוזבים את החברה מאשר נכנסים ולהיפך, ומאפשר להם לבצע התאמות לעסק כדי להבטיח שתמיד יהיה חיובי תזרים מזומנים.

תשלום במזומן ירשום כל העברה במזומן, לא רק של מזומן פיזי. זה כולל צ'קים והעברות כספים אלקטרוניות או כל שווה ערך מזומן אחר.

מבנה כתב העת לתשלומי מזומנים

כתב העת לחלוקת מזומנים מכיל מגוון עמודות לרישום יציאות המזומנים של העסק. העמודות כוללות את התאריך של כל תשלום במזומן, את פרטי חשבון החשבונות השני שהושפעו, מספר הצ'ק שהנפיק העסק, הסכום הכולל של המזומן ששולם, חשבון בקרת אשראי, המציג את הסכום שנוכה מחשבון הנושה, מסים ששולמו וטורים מיוחדים המזהים את סוג העסקה, כגון פרסום, שכר, וכו '

כל אחת מהעמודות הללו מתווספת בסוף תקופת היומן כדי להגיע לסכום כולל. מידע זה מועבר לאחר מכן לפנקס הכללי.

דוגמא לכתב העת לתשלום מזומנים

נניח שבחודש אחד, חברת ABC רוכשת מכונה מהיצרן BZY תמורת 5,000 דולר ושוכרת משאית משכירות תמורת 500 דולר. החברה תצטרך לזכות ביתרות המזומנים שלה ולחייב חשבונות מקבילים. כתב העת במזומן ייראה בערך כך.

תַאֲרִיך	סוג הרכישה	מקבל תשלום	אשראי במזומן	חיוב אחר
6/5/21	רכישת מכונות	יצרן BZY	$5,000	$5,000
6/12/21	השכרת משאיות	השכרת משאיות	$500	$500
סך הכל	$5,500	$5,500

זוהי דוגמה פשטנית מאוד אך תראה כיצד נרשמות עסקאות. יש לרשום את סכום המזומן גם בחשבון האשראי במזומן וגם אותו סכום חייב להיות מחויב מחשבון מקביל. בהתאם לסוג, חשבון זה יכול להיות מְלַאי חשבון או כל חשבון מאזני מסורתי אחר. במקרה זה הוא הוכנס לחשבון קטגוריה "אחר".

עבור כל סוג של חברה, יומן הפצת מזומנים ייראה שונה מאוד. יומן החזר כספי של קמעונאי יכלול מלאי, חייבים, חובות, משכורות ושכר. ליצרן יש את כל אלה, אך הוא גם אחראי לכך חומרי גלם עלויות רכישה והפקה. לחברת תוכנה יהיו רק משכורות ועלויות חומרה (מחשב).

ללא קשר לסוג החברה, בעל עסק צריך להשתמש ביומן הפצת מזומן בכל עת שנשלם מזומנים כדי לרשום היכן מוציאים כסף. זהו כלי קריטי להצלחת כל עסק, כמו גם לוודא את כל המידע המסופק אל שירות מס הכנסה (מס הכנסה) נכון בזמן המס.