מדוע מתייחסים להכנסות נדחות כאל אחריות?
הכנסה נדחית הוא כאשר חברה מקבלת תשלום מלקוח לפני שהמוצר או השירות נמסר; אולם התשלום עדיין אינו נספר כהכנסה. הכנסה נדחית, המכונה גם הכנסה שאינה מרוויחה, מופיעה כ- אחריות במאזן מכיוון שלפי החשבונאות הצבירה הכרה בהכנסות התהליך לא הושלם.
הכנסה נדחית וחשבונאות צבירה
כאשר חברה משתמשת ב- חשבונאות צבירה בשיטה, ההכנסות מוכרות רק כשהן מרוויחות כאשר כסף מתקבל מהקונה, והסחורה או השירותים מועברים לקונה. כאשר חברה צוברת הכנסות נדחות, הסיבה לכך היא שקונה או לקוח שילמו מראש עבור מוצר או שירות שאמור להימסר במועד עתידי כלשהו.
התשלום נחשב התחייבות מכיוון שעדיין קיימת אפשרות שלא ניתן לספק את המוצר או השירות, או שהקונה עלול לבטל את ההזמנה. בכל מקרה, החברה תחזיר את הלקוח, אלא אם כן תנאי תשלום אחרים צוינו במפורש בחוזה שנחתם.
עם הזמן, כאשר המוצר או השירות מסופק, חשבון ההכנסות הנדחות מחויב והכסף מזוכה בהכנסות. במילים אחרות, ההכנסה או המכירה סוף סוף מוכרים ולכן הכסף שנצברו אינו עוד התחייבות. כל חוזה יכול לקבוע תנאים שונים, לפיהם יתכן שלא ניתן לרשום הכנסות עד לאספקת כל השירותים או המוצרים. במילים אחרות, התשלומים שנגבו מהלקוח יישארו בהכנסות נדחות עד שהלקוח יקבל את המגיע על פי החוזה.
דוגמא
קאנטרי קלאב גובה דמי תשלום שנתיים מלקוחותיו בסך כולל של 240 דולר, אשר יחויבו באופן מיידי כאשר חבר נרשם להצטרף למועדון. עם קבלת התשלום, השירותים טרם ניתנו. המועדון יחייב את הכנסותיו במזומן ואשראי בסכום של 240 דולר.
בסוף החודש הראשון לחברות, המועדון היה מכיר בהכנסות של 20 דולר על ידי חיוב בחשבון ההכנסה הנדחית וזיכוי חשבון המכירות. מועדון הגולף ימשיך להכיר בהכנסות של 20 דולר בכל חודש עד סוף השנה כאשר יתרת חשבון ההכנסה הנדחית תהיה אפסית. בדוח ההכנסה השנתי, הסכום המלא של 240 דולר יופיע סופית כהכנסה או מכירה.
העיתוי להכיר בהכנסות ובהקלטה לא תמיד פשוט. תקני הנהלת חשבונות על פי GAAPאו עקרונות חשבונאות מקובלים, מאפשרים שיטות שונות של הכרה בהכנסות בהתאם לנסיבות ובתעשיית החברה.
לדוגמה, קבלן עשוי להשתמש ב שיטת אחוז ההשלמה או ה שיטת החוזה שהושלמה להכיר בהכנסות. על פי שיטת אחוז ההשלמה, החברה תכיר בהכנסות כאשר מתקיימות אבני דרך מסוימות. בשיטת החוזה שהושלם, החברה לא הייתה מכירה ברווח כל עוד החוזה כולו, ותנאיו התקיימו. כתוצאה מכך, שיטת החוזה שהושלם מביאה להכנסות נמוכות יותר ולהכנסות נדחות גבוהות משיטת אחוז ההשלמה.
דוחות כספיים של חברה עשויים להיראות שונים בשיטה חשבונאית אחת לעומת אחרת. כל שיטה תביא לסכום שונה שנרשם כהכנסה נדחית, למרות שהסכום הכולל של העסקה הפיננסית אינו שונה.