Definicja płatności dziennych

Co to są płatności diet?

Płatności diet są diety wypłacane pracownikom na pokrycie kosztów poniesionych podczas podróży służbowej. Wydatki służbowe zazwyczaj obejmują zakwaterowanie, transport, jedzenie i wszelkie inne dodatkowe wydatki. Dieta — łaciński termin oznaczający „dziennie” — może również odnosić się do strukturalnego systemu wynagrodzeń, w którym pracownik otrzymuje wynagrodzenie za dzień, a nie za godzinę lub za miesiąc.

Zrozumienie płatności dziennych

Płatności diet są przydatne w przypadku niektórych stanowisk pracy, które wymagają długich podróży, powodując, że pracownicy naliczają roczne wydatki biznesowe, takie jak zakwaterowanie, posiłki, podróże i tak dalej. Firmy stosują różne systemy w celu pokrycia tych wydatków:

• Firmowe karty kredytowe: Niektóre firmy wydają karty kredytowe swoim pracownikom. Dzięki temu mogą natychmiast opłacić wydatki służbowe w trakcie pracy bez ponoszenia żadnych kosztów na własną rękę.
• Pełne lub częściowe pokrycie kosztów: Podczas gdy niektóre firmy pokrywają koszty pracowników w całości, niektóre firmy oferują jedynie wypłaty dzienne za częściowe wydatki – w szczególności na takie rzeczy jak zakwaterowanie, wyżywienie i podróże.
• Stałe kwoty: Wiele korporacji zapewnia swoim pracownikom określoną, stałą stawkę dzienną. Oczekuje się, że pracownicy pokryją w ten sposób całość lub część swoich kosztów.

Wypłata dzienna odnosi się również do struktury wynagrodzeń otrzymywanych przez niektórych pracowników. Pracownicy korzystający ze struktury dziennej otrzymują swoje wynagrodzenie według dnia lub ilości wykonanej pracy. Tego typu pracownicy są zazwyczaj na umowach tymczasowych lub krótkoterminowych, w przeciwieństwie do pracy na pełen etat. Pracownicy służby zdrowia i nauczyciele zastępcy są przykładami pracowników korzystających z harmonogramu diet.

Uwagi specjalne

Diety dla większości pracowników rządu federalnego są ustalane przez Administracja usług ogólnych USA (GSA). Firmy, które stosują zasady płatności diet w odniesieniu do wydatków biznesowych, stosują tę federalną stawkę diet jako wskazówkę. Standardowe stawki dla podróży krajowych i międzynarodowych wchodzą w życie od października. 1 każdego roku. Chociaż stawki ustalone przez rząd USA opierają się na koszty utrzymania w mieście firmy może ustalać stawki wyższe lub niższe od stawki standardowej.

Płatności dzienne wyższe niż standardowa stawka wymagają od pracownika zapłaty podatku od nadwyżki. Nadwyżka wypłaty jest uwzględniona w polu 12 z Formularz W-2. Niezłożenie pracodawcy raportu wydatków służbowych w ciągu 60 dni na ogół skutkuje wypłatą podatku od pełnej kwoty dziennej wydatek.

Wypłaty diet nie są częścią wynagrodzenia pracownika, jeśli wypłata jest równa lub niższa niż federalna stawka dzienna, a pracownik przekazuje pracodawcy raport o wydatkach biznesowych. Płatności są zwykle liczone jako dochód niepodlegający opodatkowaniu dla pracowników i są wyświetlane oddzielnie od dochód do opodatkowania na formularzu W-2. Raport z wydatków służbowych należy złożyć pracodawcy w ciągu 60 dni od zakończenia podróży i powinien szczegółowo określać cel podróży, datę i lokalizację, wraz z rachunkami za pokrycie wydatków z kieszeni.

Diety dla osób pracujących na własny rachunek

Samozatrudniony osoby fizyczne mogą stosować wyłącznie stawkę dzienną na pokrycie kosztów posiłków. Podobnie jak inni pracownicy, osoby samozatrudnione muszą prowadzić ewidencję raportów wydatków, wskazujących datę, miejsce i cel podróży służbowej. Konserwacja wpływy kasowe mogą być również wymagane, chociaż w przypadkach, w których nie są, nadal dobrze jest się ich trzymać.

Rodzaje płatności dziennych

Firmy inaczej traktują płatności diet. Jak wspomniano powyżej, mogą wydawać karty kredytowe, pokrywać pełne lub częściowe wydatki, oferować stałe stawki lub wymagać od pracowników pokrywania wydatków z własnej kieszeni zwrot kosztów w późniejszym terminie.

Opłaty dzienne mogą w całości lub w części pokrywać wydatki służbowe. Firmy mogą stosować stawkę dzienną w przypadku zakwaterowania i posiłków lub stawkę dzienną w przypadku samych posiłków. Na przykład część diety może wynieść 100 USD na pokrycie samych posiłków, podczas gdy koszty zakwaterowania i incydentalne są opłacane z własnej kieszeni. Niektóre firmy dokonują płatności dziennych, wystawiając czeki na pracownika jako wskazanie, że jest to oddzielone od dochodu pracownika.

Stałe stawki

Firma, która wdraża metodę stałej diety dla wydatków biznesowych, zwykle płaci pracownikowi stałą kwotę dziennie. Na przykład dieta dzienna za konsultanta ds. technologii informatycznych (IT) pracującego przez tydzień w inne miasto może kosztować 200 USD dziennie — 100 USD na zakwaterowanie, 50 USD na jedzenie i 50 USD na nieprzewidziane wydatki koszty.

Wydatki dodatkowe są kosztami, które nie są konkretnie określone, ale są ustalane według uznania pracowników. Koszty dodatkowe mogą obejmować koszty transportu, usług pralniczych, Internetu, obsługi pokoju, napiwków dla serwerów i tak dalej. Jeśli pracownik korzysta ze swojego samochodu osobowego w podróży służbowej, otrzyma zwrot kosztów zgodnie z Urząd Skarbowy (IRS) stawka zwrotu przejechanych kilometrów — opcjonalna stawka stosowana do obliczania kosztów uzyskania przychodów związanych z eksploatacją pojazdu w celach biznesowych.

Wydatki z własnej kieszeni

W przypadkach, w których pracownicy są zobowiązani do samodzielnego opłacenia wydatków z góry, firmy zwykle wymagają od nich składania wniosków. Jeśli roszczenia zostaną zatwierdzone dla z kieszeni wydatki, firmy zapewniają swoim pracownikom zwrot kosztów prowadzenia działalności. Ta metoda jest o wiele bardziej czasochłonna, ponieważ wymaga od pracowników przeglądania wniosków i pokwitowań, zatwierdzania lub odrzucania wniosków o zwrot kosztów oraz dokonywania płatności na rzecz pracowników.

Korzyści z płatności dziennych

Firmy, które korzystają z płatności dziennych z góry i/lub firmowych kart kredytowych, oszczędzają pracownikom czas i kłopoty związane z przechowywaniem i wypełnianiem paragonów. Jeżeli płatność została pokryta dietą, a koszt jest niższy niż kwota diety, płatność jest zatwierdzana bez konieczności dokumentacji. Jeśli przydzielony pracownikowi koszt posiłków wynosi 100 USD dziennie, każda kwota wydana na żywność równa lub niższa niż 100 USD dziennie nie wymaga potwierdzenia z firmy. Jednak pracownik wydaje powyżej tej kwoty na jedzenie, rachunki trzeba będzie składać u niego zasoby ludzkie (HR) dział.

Co dzieje się z nadmiarem pieniędzy? Pracownicy mogą zatrzymać niewydane pieniądze. Może to stanowić zachętę do oszczędnych wydatków ze strony pracowników, którzy lubią zaoszczędzić trochę pieniędzy.