Wskazówki dotyczące zarządzania czasem dla specjalistów finansowych

Świat finansów przekształcił się w wysoce konkurencyjne miejsce pracy. Chociaż w każdym dniu są tylko 24 godziny, jak to się mówi, czas to pieniądz. Dlatego efektywne zarządzanie czasem jest przewagą konkurencyjną dla każdego specjalisty ds. finansów, który chce zwiększyć produktywność i poprawić jakość czasu spędzanego poza pracą.

Istnieje jednak wiele czynników rozpraszających, które mogą sprawić, że będziesz w pracy dłużej niż to konieczne. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o niektórych z tych często marnujących czas i poznać szereg wskazówek dotyczących zarządzania czasem, dzięki którym wykonasz więcej pracy w krótszym czasie.

Czarna dziura

Istnieje wiele osób marnujących czas, które mogą obniżyć produktywność. Na przykład finansiści są nieustannie kuszeni do wykonywania wielu zadań jednocześnie. Załóżmy, że jesteś doradca, a między 8:30 a 10:00 w środę rano udaje Ci się wykonać następujące czynności:

• Pracujesz na arkuszu kalkulacyjnym,
• Ale przestań po dwóch nowych wiadomościach e-mail,
• Następnie wyślij sześć e-maili z rzędu,
• Po obejrzeniu zdjęć ślubnych koleżanki ze studiów na Instagramie,
• Następnie zaakceptuj firmowe zaproszenie na spotkanie towarzyskie za pomocą wiadomości Slack,
• Przed odebraniem dwóch nieoczekiwanych telefonów od potencjalnych klientów i
• W końcu są zmuszeni do nagłego rozłączenia się, gdy menedżer wpada, aby przypomnieć, że masz pięć minut spóźnienia na spotkanie personelu.

Czy to brzmi dla Ciebie jak typowy poranek? Jeśli tak, a zwłaszcza jeśli pracujesz w bezwzględnym środowisku korporacyjnym, takim jak private equity firma lub Bank Inwestycyjny, prawdopodobnie znajdujesz się na najniższym poziomie skuteczności w porównaniu z rówieśnikami.

Za pięć lub dziesięć lat nikt nie będzie cię pamiętał, troszczył się o ciebie ani nie awansował za całą wykonaną przez ciebie pracę. Czy świat by się przejmował, gdyby Thomas Jefferson skończył dużo grzebania w papierach, ale nigdy nie pomógł napisać Deklaracji Niepodległości? To samo dotyczy Twojej pracy — Twoja organizacja ceni niezbędną pracę i arcydzieła, a nie pracowitość.

Planowanie z wyprzedzeniem

W każdą niedzielę po południu zakończ listę rzeczy do zrobienia w nadchodzącym tygodniu, najlepiej korzystając z aplikacji lub usługi internetowej, która synchronizuje się na wszystkich Twoich urządzeniach. Wyróżnij elementy, które są absolutnie kluczowe dla Twojego sukcesu w pracy i życiu osobistym. Te, które nie są wyróżnione, to prawdopodobnie rzeczy, które możesz delegować, opóźniać lub całkowicie unikać.

W finansach krytyczne rezultaty obejmują raporty lub badania, które muszą być dokładne i przesłane przed upływem terminu. Twoja organizacja jest lepiej obsługiwana, jeśli skupisz się na poprawie jakości tych raportów, a nie tylko na robieniu przyzwoitych pracować nad nimi, dzięki czemu możesz zwolnić czas na niekluczowe sprawy (takie jak odpowiadanie na e-maile o niskim priorytecie lub udział w długotrwałym spotkanie).

Podobnie, dziesięć minut przed wyjściem z pracy każdego dnia, zakończ wyliczanie zadań do wykonania na następny dzień i ponumeruj je według ważności i priorytetu. Ponownie, ciągle zadawaj sobie pytanie o wszystkie rzeczy, które robisz nie naprawdę trzeba zrobić — rzeczy, które nie spełniają określonego progu produktywności.

Wielozadaniowość

Sukces w finansach sprowadza się do zdolności do realizacji krytycznych i natychmiastowych rezultatów. Jakie są kluczowe informacje i dane, na których polegają Twoi menedżerowie finansowi? Co możesz dostarczyć, aby pomóc Twojej organizacji i/lub klientom wygrać? Czy wiąże się to z terminowym złożeniem rewizja raport, dokładne obliczenia aktualna wartość netto na proponowanym projekcie lub upewniając się, że formuły w Excelu prowadzą do prawidłowych sum zbiorczych?

Koniec końców nikt nie przejmuje się wszystkimi e-mailami, które wymieniłeś, spotkaniami klubów towarzyskich, w których uczestniczyłeś, czy chronologicznym segregowaniem teczek w twoim gabinecie. Wielozadaniowość stale uniemożliwia poszczególnym osobom dawanie z siebie wszystkiego w tych kilku krytycznych rezultatach, których naprawdę oczekują od nich pracodawcy.

Najpierw wykonaj ważne, trudne, pilne i najcenniejsze czynności. Sukces w finansach może wiązać się z prostotą metod podejścia do zadań. To może wydawać się brutalnie proste dla oczytanego i niewtajemniczonego niedawnego absolwenta, ale rób jedną rzecz na raz i nie przestawaj, dopóki nie zostanie ukończone. Jeśli Twoje zadania dotyczą długoterminowego projektu, podziel go na krótkoterminowe kamienie milowe i zakończ z wyprzedzeniem. Robienie rzeczy od początku do końca eliminuje kosztowne nieefektywności, ponieważ unikniesz konieczności ciągłego rozpoczynania od nowa i ponownej kalibracji na różnych, niepowiązanych ze sobą elementach.

Jeśli spędzasz trzy godziny tygodniowo na bezużytecznych zadaniach, daje to około 150 godzin rocznie. Twój współpracownik kilku biurek od Ciebie, który jest bardziej wydajny i pracuje o 150 godzin więcej rocznie, prawdopodobnie skorzysta z kilku awansów i podwyżek pensji, których inni nie dostali.

Zarządzanie skrzynką odbiorczą

Twoja skrzynka odbiorcza to wielka strata czasu. Jeśli większość Twoich e-maili nie ma związku z Twoimi bieżącymi zadaniami, to sporadycznie wypełniasz swój dzień informacjami o śmieciach.

Uniknąć tego:

• Ustaw z góry określone godziny sprawdzania poczty e-mail i sprawdzaj skrzynkę odbiorczą nie częściej niż trzy lub cztery razy dziennie.
• Utwórz folder po godzinach pracy na e-maile, do których powinieneś dotrzeć, ale które nie są pilne. Ten folder jest szczególnie przydatny w przypadku ważnych próśb, które mogą poczekać kilka dni roboczych przed otrzymaniem od Ciebie odpowiedzi.
• Wysyłaj tylko najważniejsze e-maile w ciągu dnia pracy. Chociaż ważne jest, aby być na bieżąco w grupie, znaczną część Twojego czasu mogą zmarnować niedoświadczeni lub mniej zdyscyplinowani koledzy, którzy zalewają Twoją skrzynkę odbiorczą nieistotnymi wiadomościami. Możesz ograniczyć tego typu e-maile, nie odpowiadając na te, które nie są związane z pracą.
• Opróżnij swoją skrzynkę odbiorczą przed wyjściem z pracy. Możesz to osiągnąć, tworząc foldery związane z projektem, w których możesz zaparkować wiadomości e-mail związane z określonymi problemami. Utrzymywanie pustej skrzynki odbiorczej pozwala zaoszczędzić czas, eliminując z Twojej uwagi nieistotne wiadomości. Jeśli są rzeczy, które bezwzględnie wymagają uwagi w ciągu najbliższych kilku godzin lub do następnego dnia, umieść je w pilnym folderze.

Kilka innych wskazówek pozwalających zaoszczędzić czas

Śledź, ile czasu naprawdę marnujesz

Utwórz prosty arkusz kalkulacyjny, w którym wprowadzisz szacunkowy czas, który zmarnowałeś na błahe sprawy. Rób to codziennie. Kiedy rozwiniesz i utrzymasz ten nawyk, będziesz ćwiczył się w rozpoznawaniu nieistotnych spraw, gdy się z nimi stykasz.

Dokumenty papierowe przetwarzaj tylko raz

Po przetworzeniu możesz je złożyć, przesłać lub się ich pozbyć.

Bezpośrednia wiadomość do kolegów

Chodzenie po biurze lub między działami może kosztować kilka godzin tygodniowo — a wiemy, jak kosztowne jest to w ujęciu rocznym. O ile nie jest to ważna lub skomplikowana sprawa, korzystanie z bezpośrednich wiadomości za pośrednictwem wiadomości korporacyjnych system lub zatwierdzona usługa sieciowa jest często skuteczniejszym sposobem szybkiego uzyskiwania odpowiedzi na różne pytania.

Wiedz, gdzie wszystko jest w dowolnym momencie

Dotyczy to zarówno informacji elektronicznych, jak i papierowych. Jeśli cenisz swój czas, nie marnuj go na szukanie rzeczy.

Podziel swoje zadania na cztery kategorie:

1. Pilne i ważne: takie jak raporty finansowo-księgowe z rygorystycznymi i zbliżającymi się terminami.
2. Nie pilne i ważne: takie jak nawiązywanie kontaktów w ramach grupy finansowej, zajęcia szkoleniowe itp.
3. Pilne i nieważne: takie jak sporadyczne wiadomości z Twojej skrzynki odbiorczej i „zapisuj terminy” na spotkania klubowe.
4. Nie pilne i nieważne: takie jak dziesięciominutowe rozmowy przy automacie, sprawdzanie futbolu fantasy itp.

(Oczywiście powinieneś poświęcić jak najwięcej swojego dnia na pierwszą kategorię.)

Deleguj, deleguj, deleguj

To właśnie oddzieli Cię od stada, gdy będziesz awansować w organizacji. Zajmuj się zadaniami, które tylkoTy może wykonać. Gdy będziesz doskonalić swoje umiejętności zarządzania czasem, wkrótce będziesz mieć przydzielonych bezpośrednich podwładnych. Przydzielaj zadania, którymi nie musisz zajmować się sobą tak bardzo, jak to możliwe. Powinieneś robić tylko te rzeczy, które bezwzględnie wymagają Twojej uwagi lub wiedzy.

Nie zarządzaj swoją osobowością

Specjaliści ds. finansów powinni posiadać umiejętności zarządzania czasem, ale powinni również mieć dobre relacje i dobrą wolę z współpracownikami wewnętrznymi i społecznością zewnętrzną. Skupianie się wyłącznie na czasie może sprawić, że będziesz wyglądać na szorstkiego, co zniechęci wiele osób, gdy będą wokół ciebie, w tym w kontekście rozwoju społecznego i biznesowego. Jeśli nie będziesz ostrożny, będziesz myślał, że jesteś guru od zarządzania czasem, ale będziesz zupełnie nieświadomy znaczka „społecznego idioty” na twoim czole.

Umiejętności komunikacji, przywództwa i rozwoju biznesu są tak samo ważne jak umiejętności zarządzania czasem. W miarę jak specjaliści od finansów awansują w swojej karierze, same umiejętności zarządzania czasem nie będą już wystarczające, aby pomóc im osiągnąć wyższy poziom (tj. poziom wykonawczy).

Dolna linia

Jeśli cenisz swoje życie, cenisz swój czas. Życie zawodowe jest elementem składowym szerszego obrazu Twojego życia — poziomu wkładu i usług, które: możesz zapewnić innym, zależy od Twojej zdolności do maksymalnego wykorzystania skończonej ilości czasu przeznaczonego na Ty. Pamiętaj: to ważne rzeczy, których Twój pracodawca oczekuje od Ciebie w tym zakresie. Twój pracodawca nie będzie dbał o wszystko inne i Ty też nie powinieneś.