Definition av virtuellt datarum (VDR)

Vad är ett virtuellt datarum?

Ett virtuellt datarum (VDR), även känt som ett affärsrum, är ett säkert onlinelager för lagring och distribution av dokument. Det används vanligtvis under due diligence -processen före en fusion eller förvärv för att granska, dela och avslöja företagsdokumentation.

Förstå virtuella datarum

Virtuella datarum har alltmer ersatt fysiska datarum som traditionellt används för att avslöja och dela dokument. Med globalisering affärsverksamhet och ökad granskning för att minska kostnaderna, virtuella datarum är ett attraktivt alternativ till fysiska datarum. Virtuella datarum är allmänt tillgängliga, omedelbart tillgängliga och säkrare.

När säkerhetsproblemen växer och incidenter med överträdelser ökar, utvecklar VDR -leverantörer mer sofistikerade och pålitliga databaser. Första offentliga erbjudanden (IPO), revisionsverksamhet och partnerskap eller andra företag som måste arbeta gemensamt och dela information kommer att använda virtuella datarum.

Användning av virtuella datarum

Fusioner och förvärv (M&A) förfaranden är den vanligaste användningen av VDR. Dessa förvar ger en plats för den due diligence som behövs under affärens slutförande. Dessa affärstransaktioner innebär stora mängder dokument, varav många är konfidentiella och innehåller känslig information. Att använda en VDR är ett säkert och tillförlitligt sätt för alla intresserade att granska och utbyta dokument när de förhandlar.

Företag samarbetar ofta med varandra för att producera och tillverka produkter under byggandet av en byggnad och för att erbjuda tjänster. För att bilda och upprätthålla dessa affärsrelationer krävs kontrakt och frekvent överföring av data. Virtuella datarum tillhandahåller lagring av dessa kontrakt och gör lätt tillgängliga dokument som behövs för att fortsätta affärspartnerskap. Som ett exempel är ändringar som gjorts i ritningar av en struktur av en ingenjör omedelbart tillgängliga för alla entreprenörer som är involverade i projektet.

Revision företagspraxis, efterlevnad och konton är en vanlig praxis i alla företag. Denna process är ofta ett problem eftersom arbetare måste interagera med externa tillsynsmyndigheter och justerare. Idag har också många företag kontor på avlägsna platser och runt om i världen i olika tidszoner.

Användningen av ett virtuellt datarum tillåter att advokater, revisorer, interna och externa tillsynsmyndigheter och andra intresserade parter har en centraliserad åtkomstpunkt. Att tillhandahålla ett centralt system minskar fel och tid. Det ger också kommunikationstransparens. Beroende på revisionstyp varierar åtkomstnivån och myndigheten.

Att erbjuda ett börsintroduktion (IPO) är en skrämmande uppgift som kräver en ofattbar mängd pappersarbete. Precis som revisioner är transparens avgörande. Företag måste skapa, utbyta, behålla och hantera stora mängder dokument. På grund av transaktionens art kommer de flesta användare att ha begränsad åtkomst, till exempel "endast visning". Möjligheten att kopiera, vidarebefordra eller skriva ut kan vara förbjuden.

Alternativ till en VDR

Även om virtuella datarum erbjuder många fördelar, är de inte lämpliga för alla branscher. Till exempel kan vissa regeringar välja att fortsätta använda fysiska datarum för mycket konfidentiellt utbyte av information. Skadorna från potentiella cyberattacker och dataintrång överstiger fördelarna med virtuella datarum. Resultaten av sådana händelser kan vara katastrofala om hotande parter fick tillgång till sekretessbelagd information. I dessa fall kommer användningen av en VDR inte att överväga.