Definition och exempel på kontanter

Vad är kontantbokföring?

Kontantredovisning är en redovisningsmetod där betalningskvitton registreras under den period de mottas och utgifter redovisas under den period då de faktiskt betalas. Med andra ord redovisas intäkter och kostnader när kontanter tas emot respektive betalas.

Kontantbokföring kallas också kontantbaserad redovisning; och kan kontrasteras med periodiserad redovisning, som redovisar inkomst vid tidpunkten för intäkterna och registrerar kostnader när skulder uppstår oavsett när kontanter faktiskt tas emot eller betalas.

Förstå kontant redovisning

Kontantredovisning är en av två redovisningsformer. Den andra är periodisering, där intäkter och kostnader redovisas när de uppkommer. Små företag använder ofta kontantredovisning eftersom det är enklare och enklare och det ger en tydlig bild av hur mycket pengar företaget faktiskt har till hands. Företag är dock skyldiga att använda periodiseringsredovisning enligt Generellt godkända redovisningsprinciper (GAAP).

När transaktioner bokförs kontant påverkar de ett företags bokföring med en fördröjning från när en transaktion fullbordas. Som ett resultat är kontantredovisning ofta mindre korrekt än periodiserad redovisning på kort sikt.

De flesta småföretag får välja mellan antingen kontant- och periodiseringsmetod, men IRS kräver att företag med över 25 miljoner dollar i årliga bruttokvitton använder periodiseringen metod.Dessutom har Skattereform från 1986 förbjuder kontantbokföringsmetoden att användas för C -företag, skattehem, vissa typer av trusts och partnerskap som har C Corporation -partners.Observera att företag måste använda samma redovisningsmetod för skatterapportering som för sin egen interna bokföring.

Exempel på kontantbokföring

Enligt kontantbokföringsmetoden, säg att företag A får 10 000 dollar från försäljningen av 10 datorer sålda till företag B den 2 november, och registrerar försäljningen som den skedde den 2 november. Det faktum att företag B faktiskt lade ordern för datorerna tillbaka den 5 oktober anses vara irrelevant, eftersom det inte betalade för dem förrän de fysiskt levererades den 2 november.

Under periodisering skulle däremot företag A ha registrerat försäljningen på 10 000 dollar den 5 oktober, även om inga kontanter ännu hade bytt ägare.

På samma sätt registrerar företag under kontanter redovisningskostnader när de faktiskt betalar dem, inte när de ådrar sig dem. Om företag C anlitar företag D för skadedjursbekämpning den 15 januari, men inte betalar faktura för tjänsten som slutförts fram till den 15 februari skulle utgiften inte redovisas förrän den 15 februari under kontantredovisning. Under periodisering kommer dock utgiften att bokföras den 15 januari när den initierades.

Begränsningar av kontantbokföring

En viktig nackdel med kontantredovisning är att den kanske inte ger en korrekt bild av skulder som har uppstått (dvs. ackumulerad) men ännu inte betalt, så att verksamheten kan verka bättre än den egentligen är. Å andra sidan innebär kontantredovisning också att ett företag som just har slutfört ett stort jobb som det väntar på betalning för verkar vara mindre framgångsrik än den verkligen är för att den har förbrukat material och arbete för jobbet men ännu inte samlat in betalning. Därför kan kontantredovisning både överskatta eller underskatta företagets skick om inkassor eller betalningar råkar vara särskilt höga eller låga under en period kontra en annan.

Det finns också några potentiellt negativa skattekonsekvenser för företag som använder kassametoden. I allmänhet kan företag endast dra av kostnader som redovisas inom innevarande beskattningsår.Om ett företag ådrar sig kostnader i december 2019, men inte betalar utgifterna förrän i januari 2020, skulle det inte kunna kräva avdrag för räkenskapsår slutade 2019, vilket kan påverka företagets resultat på ett väsentligt sätt. På samma sätt får ett företag som tar emot betalning från en kund 2020 för tjänster som tillhandahålls 2019 endast inkludera intäkterna i sina bokslut för 2020.