Köp-till-betal-definition
Vad är inköp att betala?
Inköp-att-betala är ett integrerat system som fullt ut automatiserar köpprocessen för varor och tjänster för ett företag. Systemet fick sitt namn eftersom det hanterar alla aspekter av förvärv från köp av varor till betalning av säljaren. De viktigaste fördelarna med köp-att-betala är effektivitet, kostnadsbesparingar och ökad finansiell och anskaffning synlighet.
Förstå köp-att-betala
Köpa-till-betalsystemet börjar med rekvisition, går vidare till upphandling och slutar med betalning. Rekvirerar är processen att formellt begära en tjänst, artikel eller produkt med ett köpförfrågningsformulär. Upphandling sker när varorna eller tjänsterna tas emot. Systemet slutar när betalning sker.
Viktiga takeaways
- Inköp till betalning är ett komplett inköpssystem för företag från köp av varor till leverantörsbetalning.
- Inköp-att-betala kallas också P2P, upphandling-att-betala, eProcurement eller re-to-check.
- Inköp-till-betal-processen är automatiserad, sparar kostnader och minskar risken.
- Köp-att-betala är inte avsett att påskynda leverantörsbetalning eftersom det inte är i företagens intresse som vill behålla sina kontanter så länge som möjligt.
- System för inköp till betalning är utformade för att förbättra effektiviteten och de finansiella kontrollerna.
Inköp till betalning syftar till att optimera inköpsprocessen och därmed gynna organisationen genom bättre ekonomiska kontroller och effektivitet. Detta strömlinjeformade, integrerade system sparar kostnader och minskar risken. Ett typiskt köp-till-betal-system innehåller fem steg och krav för slutförande:
- Kataloger: Kataloger från föredragna leverantörer är det första kravet i ett köp-till-betal-system.
- Inköpsrekvisitioner: När en produkt har valts från en katalog skickar köparen en inköpsrekvisition till lämplig chef.
- Inköpsorder arbetsflöde: En inköpsorder genereras när inköpsrekvisitionen har godkänts av chefen.
- Fakturering: Detta är en kritisk komponent i ett köp-till-betal-system eftersom manuell hantering av fakturor är en mycket mödosam och tidskrävande process. Automatiserad fakturahantering sparar tid och pengar och inkluderar en avstämningsfunktion som matchar inköpsorder till fakturor.
- Betalning: När en faktura har godkänts för betalning genereras en fil i företagets leverantörsskulder systemet. Den godkända fakturan resulterar i betalning till leverantören vid slutet av den period som leverantören har förlängd kredit.
System för köp-till-betal är inte avsedda att påskynda betalningsprocessen. Även om detta skulle vara ett lovvärt mål, är verkligheten att det inte skulle vara en prioritet för de flesta företag eftersom att betala räkningar snabbare skulle påverka tidpunkten för deras egna pengaflöde. Målet med ett köp-till-betalsystem är snarare att förbättra effektiviteten och de finansiella kontrollerna eftersom finansavdelningarna har rätt inköp av data till hands.
Snabb fakta
System för inköp till betalning är automatiserade processer som minskar arbetskostnaderna och ökar noggrannheten.
Bästa praxis för köp-till-betal-system inkluderar solid teknik som använder en enda kontaktpunkt, såsom en leverantörsportal, minskad komplexitet i kataloger och köpkanaler och support uppifrån förvaltning. Det kan ge nyckeldata om hur mycket som spenderas, vilka produkter eller tjänster som tas emot och leveranstider.