Искане за предложение (RFP) Определение

Какво представлява искане за предложение (RFP)?

Искането за предложение (RFP) е бизнес документ, който обявява проект, описва го и иска оферти от квалифицирани изпълнители за завършването му. Повечето организации предпочитат да стартират своите проекти, използвайки RFPs, а много правителства винаги ги използват.

Когато използва RFP, субектът, който иска офертите, е отговорен за оценката на осъществимостта на подадените оферти, финансовото състояние на офериращите компании и всеки наддавачспособността да предприеме проекта.

Разбиране на искане за предложение (RFP)

Предложенията за участие се използват за сложни проекти, често изискващи редица подизпълнители. Те описват организацията, издаваща офертата, обхвата на проекта, който се предприема, и критериите за оценка на кандидатурите. Те също така очертават процеса на наддаване и условията на договора.

Исканията включват декларация за работа, описваща задачите, които трябва да бъдат изпълнени от спечелилия кандидат, и график за приключване на работата.

Офертите също така съветват оферентите как да изготвят предложения, със специфични насоки за това как офертите трябва да бъдат форматирани и представени. Те обикновено включват инструкции за това каква информация трябва да включи кандидатът и желания формат.

Повечето оферти се издават от правителствени агенции и други организации в публичния сектор. По принцип те са длъжни да открият конкуренция между частните компании и да премахнат пристрастията от процеса. Агенциите искат да гарантират, че ще получат най -ниската и конкурентна оферта.

Въпреки това, всяка частна или публична организация може да обяви RFP, за да получи множество оферти и различни гледни точки по проекта.

Например бизнес, който иска да промени процеса на отчитане от хартиена система на компютърна система, може да подаде искане за предложение за хардуер, софтуер и програма за обучение на потребители за създаване и интегриране на новата система в бизнеса. Процесът на конкурентно наддаване може да им даде по -добра представа за наличните алтернативи.

Изисквания за заявка за предложение (RFP)

От правителствени агенции или други образувания може да се изисква да отправят искания за предложения, за да осигурят пълна и открита конкуренция и да намалят разходите за решение. Приемането на предложение, което отговаря най-много на спецификациите, не винаги може да означава оферта с най-ниска цена.

Умелото създаване на заявка за предложение може да гарантира успеха или провала на полученото решение. Ако посочените изисквания са твърде неясни, кандидатът може да не проектира и приложи адекватно решение на проблема. Ако изискванията са твърде подробни и ограничаващи, нововъведенията на участниците могат да бъдат ограничени.

Процесът на RFP започва с изготвяне на искане за предложение. Кандидатите разглеждат поканата и представят предложения за подобрение. След прилагане обратна връзка, се издава окончателното искане за предложение. След това оферентите представят своите предложения.

Клиентът стеснява избора до малка група участници и започва преговори за ценообразуване и технически подробности. Клиентът може да поиска от останалите участници да представят най -добрата и последна оферта преди възлагане на поръчка. След това договорът се представя на компанията, осигуряваща най -доброто решение на проблема.

Предимства на искане за предложение (RFP)

RFP е отчасти реклама. Той обявява, че проектът продължава, и отваря вратата за квалифицирани кандидати, които могат да свършат работата.

В правителството RFP е приет като начин да се гарантира премахването на кронизма като фактор при възнаграждаването на договорите. Той също така отваря процеса за конкуренция, което може да очаква да намали разходите по проекта.

Алтернативата на RFP е по -малко официален процес, изискващ от ръководителя на проект да проучи и идентифицира потенциални доставчици на проект. В зависимост от това колко изчерпателно е търсенето, потенциалните отговори могат да бъдат ограничени. Новите доставчици и иновативните отговори е по -малко вероятно да бъдат разкрити.

RFP срещу RFQ vs. RFI

Искане за предложение (RFP), искане за оферта (RFQ) и искане за информация (RFI) са три различни вида документи, които предприятията и други субекти използват, за да се свържат с бизнес общността за доставчици или изпълнители, които биха могли да работят с.

• Искането за предложение, както бе отбелязано по -горе, обявява конкретен проект, който се планира, и привлича изпълнители, способни да свършат работата.
• А заявка за оферта (RFQ) е молба, изпратена до редица доставчици, които търсят оферти за договор за доставка на конкретни продукти или услуги. Искането трябва да посочва необходимото качество и количество, както и времето, желано от компанията или организацията.
• Искането за информация (RFI) е подканване на доставчиците за писмена информация за продуктите и услугите, които те могат да предоставят. Може да се използва за събиране на информация за база данни с доставчици за справка в бъдеще.

Пример за искане за предложение (RFP)

Да речем, например, Федералната железопътна администрация отправя искане за предложения за финансиране, проектиране, изграждане, експлоатация и поддържане на високоскоростна железопътна система.

Заинтересованите страни представят предложения, отговарящи на изискванията, посочени в документа. Въз основа на предложенията, получени до крайния срок, Министерството на транспорта създава комисии за по -нататъшно разглеждане и разработване на предложенията.

DOT избира предложението, което най -обхваща неговите цели и наема компанията да извърши работата.

Поглед към подробна оферта

Това проба RFP от организация с нестопанска цел показва необходимото ниво на детайлност, в този случай за предложен основен ремонт на уебсайта на организацията. Предложението описва проекта, предоставя преглед на организацията и определя нейните цели за нейния уебсайт. Той също така подробно описва продуктите и услугите, които трябва да бъдат предоставени, и дефинира донякъде съдържанието, дизайна и функционалността на предложения уебсайт.

Извадката е предоставена от TechSoup, сайт, който предоставя библиотека с информация за практическа работа и примерни RFPs за организации с нестопанска цел.

Често задавани въпроси за заявка за предложение (RFP)

Ето отговорите на някои често задавани въпроси относно RFPs.

Какво означава RFP?

Искане за предложение (RFP) е отворена заявка за оферти за завършване на нов проект, предложен от компанията или друга организация, която го издава. Целта е да се отвори конкуренция и да се насърчат различни алтернативни предложения, които могат да бъдат разгледани от планиращите проекта.

Какви са изискванията за RFP?

RFP трябва да опише и дефинира проекта достатъчно подробно, за да привлече жизнеспособни отговори.

Потенциалният кандидат трябва да може да разбере естеството на бизнеса и целите, които желае да постигне с проекта. Проектът трябва да бъде дефиниран достатъчно подробно, за да може кандидатът да разбере ясно неговия обхват и всички продукти и услуги, които трябва да бъдат предоставени, за да бъде изпълнен. Форматът на очакваните предложения също трябва да бъде подробно описан. Необходими са еднакви отговори, за да се сравнят и сравнят офертите.

Предложенията за участие предлагат доста строг формат, въпреки че този формат може да варира в различните агенции и компании, които ги подготвят. Тази проба от Центъра за планиране на високи постижения в Батън Руж, Луизиана, показва елементите в типична RFP, която включва въведение и информация, описание на резултатите и информация за подбора критерии.

Каква е разликата между RFP и RFQ?

Да речем, че магазинът за хардуер разширява своя отдел за градинарски консумативи и трябва да намери доставчиците, необходими за запълване на рафтовете му. Той може да изпрати искане за оферта (RFQ) до редица потенциални доставчици на градинарски продукти. Отговорите ще му позволят да установи връзка с един или повече доставчици на количеството и качеството на стоките, от които се нуждае, на определена цена.

Когато компания или друга организация изпраща RFQ, тя знае точно от какво се нуждае и търси най -добрия доставчик или доставчици.

RFP е по-отворен процес. Бизнесът или организацията търси квалифицирани изпълнители за изпълнение на нов проект. Проектът и неговите цели са дефинирани донякъде, но в отговорите има място за творчество. Например RFP за детски парк може да позволи на изпълнителя да предложи точното оформление, оборудване и удобства, които паркът може да съдържа.

Кога бихте използвали RFP?

Големите и малките предприятия са склонни да разполагат с достатъчно ресурси, за да поддържат текущата си дейност. Ако искат да поемат нов проект, те нямат нито ресурси, нито опит, за да го добавят към натоварването.

В такива случаи предложението предлага на бизнеса ефективен начин да наеме необходимия опит, за да завърши проекта.

Какво се случва след RFP?

Предложението за предложения е последвано от Ps. Предложенията се представят за преглед. В зависимост от размера и обхвата на проекта, този преглед може да бъде процес на много нива, включващ редица комитети. По -специално правителствените агенции не са известни с това, че се движат пъргаво.

Колкото и време да отнеме, процесът на преглед се използва за стесняване на предложенията до няколко финалисти, които биха могли да бъдете помолени да предоставите допълнителна информация с оглед на окончателния подбор и началната дата за проект.

Долния ред

RFP дефинира проекта за компанията, която го издава, както и за компаниите, които отговарят на него. Добре написаният RFP предава намерението зад предложението и гарантира, че крайният резултат ще отговори на очакванията.

Той също така осигурява отворен процес. В идеалния случай няколко участници ще отговорят. Това дава възможност на организацията да проучи различни подходи и цени и да избере този, който най -добре отговаря на нейните нужди.