Най -добрите инструменти за ERP Enterprise Resource Planning

Планиране на корпоративни ресурси (ERP) е методология, ориентирана към процеса, която интегрира системи, използвани в различни отдели на компанията, позволяващ лесен и равномерен поток от информация при определени контроли, подпомогнат от използването на софтуерни приложения и дефиниран най-добри практики.

Тази статия описва инструментите, използвани в ERP, и техните характеристики за различните функции, които обслужват. За да разберем по -добре инструментите, нека започнем с функционалните изисквания.

Какво е необходимо от ERP система?

Всяка ERP система основно трябва да отговаря на следните функционални изисквания.

• Тя трябва да бъде единна система, с лесни за използване приложения и интерфейси, която работи безпроблемно в множество отдели с необходимия контролиран достъп
• Обща база данни (или множество, но споделени бази данни), достъпни чрез различни приложения
• Помощни програми за търсене и отчитане за генериране на отчети въз основа на различни параметри (като „всички непратени поръчки от вчера в категорията„ играчки ““)
instagram viewer
• Мащабируемост, персонализиране и лесна интеграция на ad hoc модули, ако е необходимо

За да отговори на нуждите на гореспоменатите функционални изисквания, следните инструменти и приложения задължително са интегрирани в ERP системата.

Инструменти за управление на информацията

Съхранение на данни и управление на информацията с установено работния процес в различни отдели и функции са гръбнакът на всяка ERP система. Налични са множество решения и инструменти за съхранение на данни, които включват релационни бази данни от компании като Oracle, Sybase, DB2 и безплатни предложения с отворен код като Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Дерби и др. Други инструменти за управление на информацията могат да включват системи за управление на съдържанието (CMS) и приложения за хранилища.

В зависимост от индустрията и необходимите функции е необходимо да се избере подходяща. Производителят може да намери транзакционна база данни като Oracle или MySQL за по-подходяща като базирана на транзакции данните се движат през различни състояния (от производство до инвентар до поръчка за улавяне до продажба до доставка състояние). От друга страна, онлайн компания за писане на съдържание може да намери система за съхранение на CMS с контрол на версиите, която да отговаря по -добре на техните нужди.

Базата данни или хранилището може да бъде или една централизирана, или множество с автоматичен поток на данни от една база данни в друга. Определеният работен поток осигурява безпроблемно движение на данни. Базите данни могат да бъдат хоствани локално или отдалечено или дори в облака.

Приложения и интерфейси с подходящ контрол на разрешенията

Съхранението и управлението на данни изискват достъп само за четене или за редактиране за обработка на данните. След като артикулите са произведени, те трябва да бъдат маркирани като готов инвентар. След това отделът за управление на запасите го актуализира като готов за продажба. След покупка артикулът трябва да бъде актуализиран до статут на продаден и така нататък.

За да се постигне това, лесните за използване приложения и интерфейси са неразделна част от всяка ERP система, която също има дефинирани контроли и разрешения. Например, след като един артикул е маркиран като продаден, само логистиката операторите на отдели трябва да могат да го актуализират допълнително, докато тези от производствения или инвентарния отдел трябва да имат достъп само за преглед.

По същия начин, за ERP инструмент за писане на съдържание, след като писателят изпрати съдържанието на редактора за преглед, само редакторът трябва да може да го променя, за да се избегне всякакво дублиране и конфликти на съдържанието.

За да се позволи вграждането на такива базирани на разрешения контроли, приложения и интерфейси, всяко ERP решение, което може да е базирано на браузър, настолни инсталации или таблетни/мобилни приложения. Производствен екип на стационарно място ще предпочете настолен интерфейс, докато екипът по продажби, който е постоянно в движение, ще се възползва от интерфейс, базиран на браузър или мобилно приложение.

Инструмент за управление на работния поток

ERP системата се състои от множество модули и хранилища на данни, където актуализациите и действията на данните следват логически определена последователност, базирана на бизнес нуждите. Това съставлява работния процес. Работният поток може да се мисли като ум, контролиращ различните функции на тялото (поток от кръв, въздух, храна и други запаси, движение на части от тялото и т.н.). Ясно дефинираният работен процес с подходящ достъп на различни нива е необходима част от всяко ERP решение.

Често използваните инструменти, внедрени в рамките на ERP, включват Агилофт Работен поток, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Управление на бизнеса, SimpleECM и др.

Табло за отчитане

Ниво на управление, ниво отдел, ниво на екип или генериране на отчети на индивидуално ниво е друго важно изискване за ERP системата. Обикновено се предлага под формата на табло (с изглед на данни в реално време, показващ такава информация като получени поръчки, но все още не изпратени, неуспешни плащания за последната седмица и т.н.) или персонализирани отчети, генерирани в обикновени приложения за редактиране на думи или данни, като електронни таблици.

Повечето инструменти за отчитане и табла за управление работят в реално време (или с минимално забавяне). Подобно на приложенията, използвани от отделите за актуализиране на данни, тези инструменти за отчитане/изгледи на таблото са достъпни като браузър или настолни инсталации. Те също така включват функции за отчитане в края на деня, предлагащи изпращане на отчети по имейл с диаграми/графики/таблици като Microsoft Excel или прикачени файлове в Word.

Комуникационни инструменти

Във всяка система, работеща в множество отдели, комуникацията е задължителна. ERP системите улесняват това, като предлагат инструменти за автоматично базирани на действия генериране на поща, незабавни съобщения, чат или общи функции за излъчване на индивидуално и групово ниво.

Кажете, че след като поръчката е маркирана като „Готова за изпращане“, трябва да се задейства автоматизирана поща до отдел логистика, за да започне процеса на изпращане (или ако кухнята на пицария е разработила a проблем); общо излъчване може да бъде изпратено до всички други отдели, за да спрете приемането на допълнителни поръчки.

Допълнителни функции за незабавни съобщения (като тези от Lync, Chatter или Yammer) са включени, за да позволят лесна и незабавна комуникация.

В допълнение към горните инструменти, които са неразделна част от всяка ERP система, има допълнителни, които могат да бъдат интегрирани при необходимост.

Аналитични инструменти

Много аналитични инструменти могат да бъдат интегрирани в ERP система за бизнес разузнаване, прогнозен анализ, извличане на данни и свързания с тях анализ. Тези аналитични инструменти се използват за получаване на ценна информация за създаване на стратегически бизнес решения въз основа на наличните данни (като проследяване поведение на потребителите около празничното пазаруване, сравнителни резултати за продукти в червено оцветени рафтове с по -големи продажби от тези в синьо рафт и др.)

Инструменти за разпределяне на ресурси и планиране на задачи

ERP системите могат също да интегрират инструменти за разпределяне на ресурси между отдели и задачи (напр трудоемко индустрии). Тези инструменти работят на простия принцип на определено време, отнемано от задача/проект спрямо графика за наличност на ресурси. При завършване на задачата ресурсът автоматично се присвоява на нова задача, съответстваща на уменията му, или се поставя в пул за следващото задание.

Инструментите имат функционалност за ръчна намеса на ниво надзорник в случай на забавяне на задача. Предимствата включват ясни видимост относно текущото и бъдещото натоварване, оптималното използване на ресурсите, проучване на възможностите за автоматизация и др.

Други допълнителни функции

ERP системите могат да интегрират модули за управление на човешките ресурси, управление на проекти, системи за проследяване на времето и управление на документи, според нуждите на бизнеса. Има голям брой налични инструменти, специфични за всяка индустрия и тип функция, а доставчиците на ERP предоставят своята помощ на заинтересованите клиенти при избора на най -доброто. Интернет винаги е достъпен за самопомощ при получаване на необходимата информация.

Долния ред

ERP е сложна рамка за внедряване и обикновено се нуждае от специална продавач за изпълнение. Две големи тесни места идентифицирани с внедряването на ERP са високи разходи и неспазването на най -добрите практики. Докато разходите могат да бъдат намалени до известна степен чрез внимателна оценка на различните доставчици и оценка на безплатния отворен код инструменти, другото предизвикателство на неуспехите поради липса на придържане към най -добрите практики може да бъде смекчено чрез целенасочено обучение към служители. Правилното оценяване в началните етапи, партньорството с доставчици с подходящ опит и яснотата на изискванията от самото начало ще спомогне за ефективно и успешно внедряване на ERP инструменти. (За свързаното четене вижте „Казуси от успешното планиране на ресурсите на предприятието")