Hur en negativ bekräftelse används i näringslivet
Vad är en negativ bekräftelse?
Negativ bekräftelse är ett brev eller dokument som begär att mottagaren endast ska svara avsändaren om det finns var ett problem med innehållet i meddelandet eller mottagaren ville välja bort den händelse som brevet hade adresserad.
Negativa bekräftelsebrev kan användas i många typer av affärssituationer och används ofta inom finansiella tjänster. Syftet med kommunikationen är att minska antalet inkommande svar en organisation får som svar på ett brev som skickas till sin kundbas. I en negativ bekräftelse eller kommunikationssituation med negativt samtycke skickar företaget eller enheten som skickar meddelande får bara svar från "nej" röster, i motsats till svar från alla oavsett deras åsikt.
En negativ bekräftelse kan ställas mot en positiv bekräftelse.
Viktiga takeaways
- Negativ bekräftelse är en begäran som endast ska åberopa ett svar om det finns utestående frågor eller problem som måste åtgärdas.
- Om det inte finns några problem skickas inget svar, och frånvaron av det svaret fungerar som en negativ bekräftelse.
- Negativa bekräftelsebrev används ofta inom finansbranschen, inklusive revisorer som vill verifiera en kunds finansiella information.
- Negativa, i motsats till positiva, bekräftelser hjälper till att minska antalet inkommande korrespondenser, öka effektiviteten och minska avfall.
Förstå negativa bekräftelser
Negativa bekräftelser används ofta av revisorer och involvera ett dokument som skickas till ett urval av ett företags kunder och ber dem svara bara om de finner en avvikelse mellan deras böcker och kontot som finns på bokslut av företaget som granskas. Negativ bekräftelse används vanligtvis när ett företags redovisningskontroller historiskt har haft mycket få fel och därmed anses vara starka. Företaget uppmanas att dubbelkolla siffrorna och bara bekräfta om det finns en avvikelse.
Att skicka ut en negativ bekräftelse i motsats till en positiv bekräftelse, som kräver ett svar, kan spara tid som spenderas på att spåra svar och följa upp med mottagare som inte svarar. Den negativa bekräftelsen är bara ett sätt för en revisor att se till att båda företagen rapporterar samma siffror.
Exempel på negativa bekräftelser
Negativa bekräftelser har många applikationer som inkluderar både revisorer och finansiella tjänsteföretag.
Pensionärsplaner för anställda
Negativa bekräftelsebrev skickas ofta ut med 401 (k) planer som har en automatisk eskalering. Med automatisk eskalering ökar andelen lönecheck till en anställd till varje löneperiod automatiskt varje år.
Avsikten med denna automatiskt ökande besparingsgrad är att hjälpa människor att spara mer pengar för pensionering. Någon månad innan eskaleringen sker, skickar journalisten ett negativt bekräftelse- eller negativt samtyckesbrev. Brevet informerar deltagaren om att bidraget eskalering kommer att ske om inte deltagaren kontaktar 401 (k) journalisten och väljer bort ökningen för att behålla sitt nuvarande bidrag Betygsätta.
Redovisning för intäkter
En negativ begäran kan också användas för att redovisa försäljningen hos en biltillverkare. Enligt böckerna sålde tillverkaren 200 bilar till återförsäljaren för totalt 6 miljoner dollar inkomst. Det negativa bekräftelsebrevet skulle säga att om siffran på 6 miljoner dollar var korrekt behöver du inte svara. Men om intäktsbeloppet bara var 5 miljoner dollar, skulle tillverkaren behöva meddela revisorn om avvikelsen i återförsäljarens böcker.
Negativa bekräftelser är ett professionellt sätt att säga "svara inte på mig om det inte finns något problem."